Interneti ajastul , võite avastada, et klõpsate nupul „vastus”, sisestate kiire vastuse ja vajutate nuppu „Saada”, ilma et peaksite mõtlema äsja kirjutatule. Kuid eksperdid nõustuvad, et teie e-posti käitumine võib teie maine nii isiklikult kui ka professionaalselt saboteerida. Inc.com võttis ühendust valdkonna kõige staažikamate e-posti ekspertidega ja lasi neil kaaluda, kuidas oma e-posti etiketti täiustada.
1. Arutage ainult avalikke asju. Me kõik oleme kuulnud lugusid 'privaatsest' e-kirjast, mis lõpuks edastati kogu ettevõttele ja mõnel juhul kogu Internetis. Üks olulisemaid asju, mida e-posti etiketi osas arvestada, on see, kas arutatav teema on avalik või millest peaks rääkima suletud uste taga. Küsige endalt, kas arutlusel olev teema on midagi, mille kirjutaksite ettevõtte kirjaplangile või postitaksite teadetetahvlile, enne kui klõpsate nuppu 'Saada'. - Judith Kallos ,
autor E-posti etikett lihtsaks tehtud, E-post: kasutusjuhend ja E-post: juhend hästi kirjutamiseks
2. Tutvustage ennast lühidalt. Ärge eeldage, et teie e-kirja saanud isik teab, kes te olete, ega mäleta teiega kohtumist. Kui te pole kindel, kas saaja tunneb ära teie e-posti aadressi või nime, lisage lihtne meeldetuletus selle kohta, kes te olete selle inimesega, kellega te ühendust võtate; enda ametlik ja ulatuslik elulugu pole vajalik. - Peggy Duncan , isikliku tootlikkuse ekspert ja raamatu autor Paremate harjumuste, etiketi ja Outlook 2007 abil vallutage e-posti ülekoormus
Toimetuse märkus: otsite oma ettevõttele e-posti turundusteenuseid? Kui soovite, et teave aitaks teil valida endale sobiva, kasutage allolevat küsimustikku, et meie partner BuyerZone annaks teile teavet tasuta:
3. Ära e-posti teel vihane ole. E-posti saatmine halbade uudistega, kliendi või müüja vallandamine, viha väljendamine, kellegi noomimine, teiste inimeste halvustamine e-kirjades (eriti kui ütlete oma ülemuse kohta vähem kui lahket) on kõik suuremad ei-ei. Kuna e-post võib tunduda nii mitteametlik, satuvad paljud inimesed sellesse lõksu. Pidage alati meeles, et e-kirjavahetus kestab igavesti. - Lindsey Pollak , karjääri- ja töökohaekspert, e-posti etiketikonsultant ja selle autor Kolledžist karjäärini jõudmine
4. Kasutage hüüumärke säästlikult. Ärimeili maksimaalne hüüumärkide arv? Üks. Vastasel juhul riskite tunduda lapselik ja ebaprofessionaalne. - Pollak
5. Olge konfidentsiaalse teabega ettevaatlik. Ärge hoiduge konfidentsiaalse teabe arutamisest e-kirjades, nagu kellegi maksuteave või ülitundliku äritehingu üksikasjad. Kui e-kiri satub vale inimese kätte, võib teil tekkida tõsiseid - isegi õiguslikke - tagajärgi. - Peter Post , Vermontis asuva Emily Posti Instituudi Burlingtoni direktor, mis pakub etiketi alaseid nõuandeid ja vastuseid kombeküsimustele, nagu pulmade etikett, vanematega seotud küsimused ja lauakombed.
6. Vasta õigeaegselt. Kui te ei tööta mingisuguses hädaolukorras, pole e-kirja saabumisel kohe saadaval olla. Sõltuvalt e-kirja laadist ja saatjast on vastamine 24–48 tunni jooksul vastuvõetav. - Duncan
7. Hoiduge ühe voodri saatmisest. Tänud ja oh, ei edenda vestlust kuidagi. Kui te vastust ei näe, pange julgelt e-kirja ülaossa valik „Vasta pole vaja”. - Duncan
8. Vältige otseteede kasutamist tõelistele sõnadele, emotikonidele, žargoonile või slängile. Sõnad kasvanud ärimeestelt, kes kasutavad ettevõtlusega seotud e-kirjades otseteid, näiteks „4 u” („teile” asemel), „Gr8” (suurepäraseks), pole vastuvõetavad. Kui te ei paneks oma kirjavahetusele naerunägu ega emotikoni, ei tohiks seda meilisõnumisse panna. Kõigil ülaltoodutel on potentsiaali muuta teid vähem professionaalseks. - Duncan
9. Hoidke see puhtana. Miski ei tüüta saajaid rohkem kui see, kui inimesed sõnumitele vastavad ja sõnad segaseks jätavad, näiteks e-posti kett, mis sisaldab liigseid märkmikke (>>>), või e-posti aadresside lehed ja lehed, mida pimekoopiaga ei kaitstud. Märkmetest saate lahti, kui valite teksti, Ctrl + F, et kasutada käsku Leia ja asenda, et leida tükk ja asendada need kõik mitte millegagi. Kõigist e-posti aadressidest saate lahti lihtsalt kustutades. Koristage see ära ja saatke siis. - Duncan
10. Olge teemareal selge. Kuna postkastid on päevas sadade e-kirjade poolt ummistunud, on ülioluline, et teie teemarida jõuaks asja juurde. See peaks olema suhteliselt lihtne ja kirjeldama seda, millest olete kirjutanud. Eeldage, et kõik armsate, ebamääraste või ebaselgete teemadega e-kirjad visatakse prügikasti. Samuti tõestage oma teemarida sama hoolikalt kui ülejäänud e-kirja. - Postitus
11. Ära eksi rämpspostiga. Vältige teemaridu, mis on kõigi suurtähtedega, väiketähtedega, ja neid, mis sisaldavad URL-e ja hüüumärke - mis kipuvad saajale välja nägema rämpspostina. - Judith Kallos ,
autor E-posti etikett lihtsaks tehtud, E-post: kasutusjuhend ja E-post: juhend hästi kirjutamiseks
12. Teie teemarida peab vastama sõnumile. Ärge kunagi avage vana e-kirja, vajutage nuppu Vasta ja saatke sõnumit, millel pole midagi pistmist eelmisega. Ärge kartke teemat vahetada niipea, kui e-posti ahela lõim või sisu muutub. - Peggy Duncan , isikliku tootlikkuse ekspert ja raamatu autor Paremate harjumuste, etiketi ja Outlook 2007 abil vallutage e-posti ülekoormus
13. Esitage suurte manuste saatmisel hoiatus. Etteteatamata suurte manuste saatmine võib ummistada vastuvõtja postkasti ja põhjustada teiste oluliste e-kirjade põrgatamist. Kui saadate midagi, mille maht on üle 500 KB, peaksid saatjad küsima: 'Kas oleksite vastu, kui ma saadaksin teile manuse? Millal oleks teie jaoks parim aeg? ' - Kallos
14. Mitte rohkem kui kaks manust ja esitage loogiline nimi. Kui seda pole spetsiaalselt taotletud, hoiduge rohkem kui kahe manusega sõnumi saatmisest. Pange ka manustatud fail (id) loogilisele nimele, et saaja teaks pilgu teema ja saatja. - Duncan
15. Saada või kopeerida teisi ainult teadmise vajaduse alusel. Enne kui klõpsate käsul Vasta kõigile või panete ridadele Koopia või Pimekoopia nimed, küsige endalt, kas kõik adressaadid vajavad teie sõnumis teavet. Kui nad seda ei tee, siis miks see saata? Võtke aega, et oma sõnumid õigetele inimestele saata. - Duncan
16. Hoiduge vastusest kõigile. Ärge vajutage 'vasta kõigile', kui kõik e-posti keti liikmed ei pea seda teadma. Soovite olla kindel, et te ei saada kõigile nimekirjas oma vastuseid - kas nad peavad seda teadma või mitte. - Duncan
17. Võtke telefonitoru. Kui teemal on palju parameetreid, mis vajavad selgitamist või läbirääkimisi ning tekitavad liiga palju küsimusi ja segadust, ärge käsitsege seda e-posti teel. Samuti ei tohiks e-posti kasutada kohtumiste, lõunasöökide, intervjuude viimase hetke tühistamiseks ega kunagi hävitavate uudiste jaoks. Kui teil on töötaja või sõber, kellele peate halbu uudiseid edastama, on eelistatav telefonikõne. Kui see on uudis, mille peate edastama suurele grupile, on e-post otstarbekam. - Duncan
18. Hinnake oma e-kirja olulisust. Ärge kasutage üliprioriteetset valikut üle. Kui kasutate seda funktsiooni üle, võtavad vähesed inimesed seda tõsiselt. Parem lahendus on kasutada kirjeldavaid teemaridu, mis selgitavad täpselt, mida sõnum endast kujutab. - Duncan
19. Säilitage privaatsus. Kui saadate sõnumi inimeste rühmale ja peate oma loendi privaatsust kaitsma, peaksite alati kasutama pimekoopiat. Lisaks vältige e-posti aadresside väljastamist kolmandale osapoolele (nt Evite, uudiskiri jne). Veenduge, et aadressid, mille soovite kolmandatele osapooltele meelega üle anda, jäävad neile juurde, eriti kui nende pakutav teenus on tasuta. - Duncan
20. Hoidke see lühike ja asuge asja juurde. Pikk e-kiri on minevik. Kirjutage kokkuvõtlikult ja rohke tühimikuga, et adressaat üle ei käiks. Veenduge, et seda vaadates ei tunduks lugemise koormus - kasutage julgelt täpppunkte. Teie e-posti lugev inimene ei peaks mitu lõiku läbi uurima, et aru saada, mida te küsite. Esimese kahe lausega peaksite märkima e-kirja eesmärgi. Ole selge ja ole ees. - Lindsey Pollak , karjääri- ja töökohaekspert, e-posti etiketikonsultant ja selle autor Kolledžist karjäärini jõudmine
21. Tunne oma publikut. Teie e-posti teel tervitamine ja sisselogimine peaksid olema kooskõlas selle isiku austuse ja formaalsusega, kellega suhtlete. Kirjutage ka selle jaoks, kes seda loeb - kui nad kipuvad olema väga viisakad ja ametlikud, kirjutage selles keeles. Sama kehtib vastuvõtja kohta, kes kipub olema mitteametlikum ja lõdvestunud. - Lindsey Pollak , karjääri- ja töökohaekspert, e-posti etiketikonsultant ja selle autor Kolledžist karjäärini jõudmine
22. Lisage alati allkiri. Sa ei taha kunagi, et keegi peaks otsima, kuidas sinuga ühendust saada. Kui olete sotsiaalmeedias taibukas, lisage kogu oma sotsiaalmeedia teave ka oma allkirja juurde. Teie e-posti allkiri on suurepärane viis inimestest teie kohta rohkem teada saada, eriti kui teie e-posti aadress ei sisalda teie täielikku nime ega ettevõtet. - Pollak
23. Kasutage automaatvastajat ainult vajadusel. Automaatne vastus, mis ütleb: 'Tänan teid teie e-kirja eest. Ma vastan teile niipea kui saan 'on kasutu. Kuid üks asi, mille need sõnumid suurepäraselt teevad, on rämpspostitajate hoiatamine, et teie e-post on tõeline ja et nad saavad teid oma rämpspostiloendisse lisada. - Peggy Duncan , isikliku tootlikkuse ekspert ja raamatu autor Paremate harjumuste, etiketi ja Outlook 2007 abil vallutage e-posti ülekoormus
24. Koolitage oma töötajaid. Ettevõtete omanikud peaksid tagama, et nende töötajad oleksid e-posti teel koolitatud - ärge eeldage, et nad teavad, mida nad teevad ja mida peetakse professionaalseks. Pange paika e-posti standardid, mida kõik ettevõtte töötajad peaksid järgima. - Pollak
25. Teie e-post on teie peegeldus. Iga teie saadetud e-kiri lisab teie mainet või kahjustab seda. Kui teie e-post on hajutatud, korrastamata ja vigadega täidetud, kaldub saaja mõtlema teist kui laialivalgunud, hoolimatu ja organiseerimata ärimehest. Teiste inimeste arvamused loevad ja professionaalses maailmas on nende taju sinust sinu edu jaoks kriitiline. - Peter Post , Vermontis asuva Emily Posti Instituudi Burlingtoni direktor, mis pakub etiketi alaseid nõuandeid ja vastuseid kombeküsimustele, nagu pulmade etikett, vanematega seotud küsimused ja lauakombed.
Toimetuse märkus: otsite oma ettevõttele e-posti turundusteenuseid? Kui soovite, et teave aitaks teil valida endale sobiva, kasutage allolevat küsimustikku, et meie partner BuyerZone annaks teile teavet tasuta:
Toimetuse avalikustamine: Inc. kirjutab selles ja teistes artiklites toodetest ja teenustest. Need artiklid on toimetusest sõltumatud - see tähendab, et toimetajad ja reporterid uurivad ja kirjutavad nende toodete kohta turustus- või müügiosakondade igasuguse mõju alt. Teisisõnu, keegi ei ütle meie reporteritele ega toimetajatele, mida kirjutada, ega lisage artiklisse nende toodete või teenuste kohta mingit positiivset või negatiivset teavet. Artikli sisu on täielikult reporteri ja toimetaja otsustada. Märkate siiski, et mõnikord lisame artiklitesse linke nende toodete ja teenuste kohta. Kui lugejad klõpsavad nendel linkidel ja ostavad neid tooteid või teenuseid, võidakse Inc-le hüvitada. See e-kaubandusel põhinev reklaamimudel - nagu iga teine reklaam meie artiklilehtedel - ei mõjuta meie toimetuse kajastust. Reporterid ja toimetajad ei lisa neid linke ega halda neid. See reklaamimudel, nagu teisedki Inc-is nähtavad, toetab sellel saidil leiduvat sõltumatut ajakirjandust.
