Kas palkate isiklikke assistente, kes salvesta teie aeg või kes teile aega maksavad?
Hiljuti kutsusin kolmkümmend viis oma äritreeneri tippklienti eraviisilisele retriidile Wyomingi Jackson Hole'i, kus elan. Arutasime juhtimise erinevaid aspekte - võimalusi, kuidas ettevõtete omanikud saavad luua strateegilisi eeliseid ja läbimurde tulemusi nii endale kui ka ettevõtetele - kui keegi minult küsis aja planeerimine .
See küsimus ajendas elavat vestlust parimate viiside kohta, mille igaüks meist oli leidnud oma aja võimendamiseks. Ja sai selgeks, et erakordselt edukad ettevõtjad, kes meil seal ruumis olid, kaotavad väärtuslikku aega, kuna nende assistendid ei olnud piisavalt võimelised ega volitatud neile nõutavat tööd tegema. Niisiis hakkasin rääkima teie vajadustele kõige paremini vastavate assistentide palkamise olulisusest - ja mida saate teha, et nad saaksid teid aidata.
Kahekümne viie aasta jooksul erinevates ettevõtetes ja erinevates linnades on mul olnud assistente, kes on töötanud minu kontoris, assistente, kes on töötanud kaugelt, kuid kohalikult, ja assistente, kes on töötanud minust sõna otseses mõttes tuhande miili kaugusel. Selle käigus olen avastanud, et assistente on tõesti neljal tasemel. Ja see, et õige liiki assistent tööle võetakse, on teie aja säästmiseks ülioluline.
1. tase: Gofer
Selle esimese astme assistendid vajavad otseseid juhiseid ja hoolikat järelevalvet. Nad saavad objekte punktist A punkti B. teisaldada. Nad saavad teie nimel e-kirju saata - kui teile täpselt öeldakse, mida kirjutada. Nad saavad teha transkriptsioone ja skannida dokumente ning neid dokumente vastavalt teie juhistele kaustadesse vormistada. Gofersiga annate neile igal sammul juhiseid
Nii et säästate mõned aeg - lõppude lõpuks on teie gofer see, kes tegelikult on tehes ülesanne - kuid tegelikult peate kogu nende mõtte nende eest tegema. Mis seab kõva piirangu ajale, mida saate goferiga töötades tegelikult kasutada.
See pole ilmselgelt selline isiklik assistent, kelle peaksite palkama.
2. tase: haldusassistent
Haldusassistent ehk administraator on keegi, kes saab paljude ülesannetega hästi hakkama, seni, kuni nende jaoks on ette nähtud selge protsess ja need ülesanded jäävad hästi ootuspärasesse või harjumuspärasesse .
Hea uudis on see, et administraatorid on tunduvalt autonoomsemad kui gofrid. Administraatorid võivad tõesti aidata teie aega kasutada, kui nad järgivad teadaolevaid protsesse ja protseduure teadaolevate tulemuste saamiseks. Nad paistavad silma konkreetsete, määratletud ülesannetega.
Kuid nad satuvad hätta, kui asjad muutuvad ebaselgeks - kui neil palutakse hakkama saada ülesannetega, kus edu pole tagatud. Nad kardavad jamamise pärast. Nad kardavad eksimise pärast. Sest nad teavad, et nad vastutavad oma vigade eest. Nad võivad jääda hätta. Nad kasutavad neid oma äranägemisel vastumeelselt.
Seega saavad administraatorid kasutada märkimisväärselt rohkem teie aega kui gofrid, kuid nad hoiduvad neist ülesannetest, kus abi võiks olla kõige väärtuslikum.
3. tase: tegevassistent
kari järve rebane 10 a
Juhiabi ei lase ebakindlus ära. Nad saavad teha ebaselge ülesande ja tegelikult teatud piirides välja mõelda, kuidas see toimima panna. Nad saavad hakkama ülesannetega, mis on visandanud olemise asemel välja töötatud.
Insenertehnilised ülesanded - sellised ülesanded, millega haldusabilised tunnevad end kõige mugavamalt - on tõesti hästi läbi töötatud. Vajalikud sammud on eelnevalt selgelt välja toodud.
Seevastu, kui annate juhiabile visandatud ülesande, ütlete tavaliselt midagi sellist: Siin on see, mida ma üritan saavutada. Siin on paar muutujad mängus. Siin on mõned asjad, mida võiksite kaaluda . Sina selgitada välja ülejäänud . '
Juhiabi on väga autonoomne; nad vajavad lihtsalt abi teie taotluste konteksti mõistmiseks. Neil on vaja teatud baashulka teavet, mis aitaks neil teie nimel häid otsuseid teha. Nad vajavad, et teavitaksite oma ootustest ja eelistustest.
Näiteks kui soovite reisida, siis peaksite neile teatama, millistel tingimustel soovite kõrgemale lennukiteenuse klassile minna, millised hotellid meeldivad ja millistes piirkondades eelistate peatuda.
See kontekst võib minna ka palju sügavamale. Mulle meeldib omalt poolt, et postkastis oleks minu tegevabiline. Osaliselt on see kasulik, sest see vähendab töötlemiseks vajalike meilide arvu: kui saan päevas sada meilisõnumit, ütleksin, et minu tegevabiline käsitseb, jagab või kustutab neist umbes viiskümmend kuni seitsekümmend.
Kuid tema olemasolu seal on kasulik ka seetõttu, et ta näeb minu ettevõtte konteksti. Kuna ta teab, millega ma tegelen ja kellega, saab ta teha paremaid otsuseid selle kohta, kes peaksid minuga kohtumisi pidama. Näiteks kui ta näeb, et vahetan Joega konkreetse projekti kohta palju e-kirju, siis palub Joe kohtumist ja ütleb, et see peab toimuma enne teatud tähtaega, saab ta kindlaks teha, et projekt on minu ja see kohtumine on ilmselt ka. Nii et ta võtab initsiatiivi minu jaoks selle koosoleku korraldamiseks ja viskab mulle sellekohase märkuse, ' Joe ütles, et tal on tõesti vaja enne seda tähtaega teiega kohtuda, nii et ma sobitasin teda pooleks tunniks, kell 2:45 kuni 3:15 . '
Juhiabi võib tõesti aidata teil oma aega kasutada, kui vaid annate neile hea konteksti.
4. tase: staabiülem või Tegevametnik
Lõpuks on meil olemas staabiülem - või sõjaväes tegevjuht. See assistent on justkui isiklik COO teie äritegevuse jaoks. Nad mõistavad teie eesmärke. Nad teavad, kes on kõik võtmeisikud. Ja nad on võimelised iseseisvalt tulemusi saavutama, võttes samal ajal teie õlgadelt suure osa või isegi suurema osa halduskoormusest.
Personaliülem võtab initsiatiivi ning jälgib ja kontrollib teie nimel teie otseseid aruandeid. Kui haldus- või juhtiassistent võib koosolekul märkmeid teha, siis teie personaliülem märkab esemeid, millele tuleb järgneda, ja teeb seda ise. Teie personaliülem võtab endale võimaluse pärast koosolekut Cindyga tagasi ringi liikuda, veendumaks, et ta tõesti on neist neljast esemest puhtalt üle andnud, ja kontrollib siis kaks päeva hiljem uuesti, et näha, kuidas tal nendega läheb.
Kahjuks võtab enamik inimesi tööle gofereid ja haldusassistente - inimesi, kes saavad aidata vaid selgelt välja toodud ülesannete täitmisel. Kuid ettevõtete omanikena ei ole enamik meist liiga protsessidele orienteeritud; elame hägusamas maailmas. Ja nii on meil tõesti vaja vähemalt juhiabi, kes suudaks ebaselgemate olukordadega hakkama saada.
Ja kuigi personaliülemad on toredad, leiad nad tavaliselt ainult keskmise suurusega ettevõtetest ja suurematest ettevõtetest. Kui teil on väiksem ettevõte, on teil tõenäoliselt oma meeskonnas personaliülem, kuid neid ei määrata ainult teile. Nad võivad juhtida hoopis teie toiminguid või kui teie ettevõte on veidi suurem, võivad nad olla teie tegevjuhid.
Ja see on oluline märkida ka see, et need pealkirjad on meelevaldsed. Paljud inimesed, kes kannavad tiitlit 'Juhiabi', on tegelikult lihtsalt gofrid. Ja paljud inimesed, kes palgatakse gofreideks, esinevad tõesti juhiabi tasandil. (Viimane on eriti levinud meelelahutusmaailmas.)
Nii et kui mõtlete oma järgmise assistendi palkamisele, kaaluge, millist tüüpi assistenti vajate. Ja mida iganes otsustate, otsige intervjuude ajal kindlasti neid omadusi.
Lõpuks boonusproov: palkake keegi, kellel on natuke rohkem võimalusi kui arvate, et vajate. Lõppude lõpuks tahate ju, et teie ettevõte kasvaks?
Kui teile meeldisid minu jagatud ideed, siis soovitan teil alla laadida minu uusima raamatu tasuta eksemplar, Ehitage äri, mitte tööd . Kliki siia täieliku teabe saamiseks ja tasuta koopia saamiseks.
