Ettevõtetel on elektrooniliste failide haldamiseks ja dokumentide digiteerimiseks palju põhjuseid. Struktuuri loomine teabe korraldamiseks ja jagamiseks on üks eelis; nagu paberi vähendamine, auditijälgede loomine, õigusaktide järgimise tagamine ning sisemise ja välise koostöö hõlbustamine. Dokumendihaldussüsteemid (DMS) aitavad ettevõtetel dokumente, andmeobjekte ja pilte elektrooniliselt digiteerida, säilitada, hallata ja jälgida. Ükskõik, kas nimetatud on süsteemid, tarkvara või lahendused, on DMS-i pakkumistel mitmesuguseid funktsioone ja hinnasilte. Oleme välja pakkunud mõned kategooriate parimad, mis aitavad teil sortida erinevaid segadust tekitavaid valikuid.
Oma ülevaates leidsime hulgaliselt pakkumisi. Mõni süsteem keskendub salvestamise, otsingu ja turvalisuse võimaldamisele ning sisaldab mõningaid dokumentide redigeerimise ja jagamise funktsioone. Teised ulatuvad kaugemale DMS-st, pakkudes hulgaliselt kellasid ja vilesid (ja pistikprogramme) selliste võimaluste jaoks nagu töövoo loomine, ülesannete haldamine, koostöö, automatiseeritud reeglid ja palju muud.
Arvestades võimaluste rohkust, võib õige süsteemi määramine olla hirmutav. Rääkisime SHI International Corp. kliendiedu juhi Jennifer Pankowiga, kes aitas seda lihtsustada: 'Küsige endalt äriotsusest:' Mida see mulle aitab, mis aitab minu ettevõtet arendada või kriitilist vajadust täita? ' See aitab meil klientidel lahendust otsida ja kaardistada. Selle asemel, et mõelda, et mul on vaja DMS-i, küsige: 'Mida ma pean tegema?' Seejärel kitsendage oma valikut, millise lahenduse see teeb ja milliseid tükke see teeb. '
kas Daniel toshil on lapsi?
Teine küsimus, mida tuleks kaaluda, on järgmine: kuhu ma tahan oma faile salvestada? DMS-i on kolme tüüpi: pilv, kohapealne ja hübriidne.
Pilv: Selle teenuse abil on teie dokumendid müüja pilves - mobiilseks juurdepääsuks valmis igal ajal ja igal pool, kus teil on Internet. Salvestusruum võib olla teie lepinguga piiratud (kuigi enamik teenuseid pakub erinevaid salvestustasemeid ja seonduvaid hindu), kuid see on sageli taskukohane valik, mis sisaldab süsteemi haldamist ja värskendusi ning failid varundatakse pilve.
Kohapeal: See valik võimaldab rohkem kohandamist, kuna DMS asub teie serveris ja te ei ole piiratud lepingutaseme salvestusruumiga. Kuid esialgsed kulud võivad olla hirmutavad, IT-hooldus võib olla lisaraha ja peate oma serveri lagunemise korral juurutama varuprotokolli.
Hübriid: See kohapealse ja pilve kombinatsioon võimaldab teil paindlikult kasutada pilve mõnede dokumenditüüpide jaoks, vältides samas pärandse sisu migreerimist, millele te ei vaja mobiilset juurdepääsu.
DMS-i valikuid vaadates on peamised kaalutavad tegurid järgmised:
Turvalisus: Üks aspekt on teie võime kontrollida süsteemis olevate dokumentide ja failide juurdepääsu ja seadistada neile õigusi. Oluline on hinnata, kuidas neid faile turvaliselt sisemiselt ja väliselt jagatakse. Teine aspekt on turvalisuse tase, mis kaitseb teie andmeid seal, kus neid hoitakse. Kui vaatate pilvelahendust, veenduge, et tema andmekeskuste müüja turvalisus oleks teie andmete kaitsmiseks piisav ja vastaks teie valdkonna mis tahes eeskirjadele.
Skannimine: Kui uppute paberisse, leidke süsteem, mis võimaldab skannida massikoguseid dokumente, millel on funktsioonid automaatseks nimetamiseks ja esitamiseks. Üks potentsiaalne funktsioon, optiline märgituvastus (OCR), muudab skannitud dokumendid muudetavateks ja otsitavateks failideks.
Otsing: Mõistlik on veenduda, et hoolimata sellest, kuidas süsteem teie faile korraldab, võimaldavad otsimisvõimalused failides (mitte ainult pealkirja järgi) märksõnu täisteksti abil otsida.
Juurdepääs, muutmine, jälgimine: Kui ulatuslikud on teie ettevõtte vajadused dokumentide loomiseks, neile juurdepääsemiseks ja nende muutmiseks? DMS-i ülevaatamisel vaadake järgmist:
- Dokumendi ja faili juurdepääsu / õiguse seade, nt kas rollid on määratud, kas juurdepääs on määratud dokumendi, kausta või mõlema järgi, kas saate seada õigusi üksikisikute ja rühmade kaupa?
- Failide jagamine / muutmine, st kas on sisse- / väljaregistreerimine, kas mitu kasutajat saavad korraga redigeerida?
- Jälgimine ja jälgimine, näiteks kas näete, kes on dokumenti vaadanud, kas saate tegevuste / auditilogi, kas saate märguandeid seada?
- Versioonihaldus, st kas näete versiooniajalugu, kuidas süsteem tagab, et töötatakse uusima versiooni kallal, kas pääsete juurde eelmistele versioonidele?
- Loomine, kokkupanek ja arhiveerimine, st millised funktsioonid on paigas dokumendi eluea jooksul alates loomisest kuni arhiivimiseni?
Koostöö: Kui palju sisemist ja välist koostööd peate volitama? Kuigi versioonihaldus, redigeerimine ja elektrooniline allkiri võivad olla üsna tavalised DMS-i funktsioonid, sisaldavad mõned süsteemid töövooge, kaasautoreid, ülesannete haldamist, märguandeid, sõnumside ja palju muud.
Kasutajasõbralikkus: Soovite võimalikult lähedast 100% -list süsteemi kasutuselevõttu. Veenduge, et tööriistad ja liides oleksid kasutajasõbralikud ja intuitiivsed, et teie meeskond saaks neid hõlpsalt kasutada.
Liikuvus: Kui mobiilne juurdepääs on prioriteet, leidke süsteem, mis ühildub kõigi seadmetega. Mõelge sellele, millel on rakendus, mis kordab töölaua kasutuskogemust.
Integreerimine: Vaadatud DMS-i pakkumiste integreerimisvõimalused on väga erinevad. Tea, milliste süsteemidega DMS-i integreerimiseks vajate. Näiteks teie soov vältida failide teisaldamist olemasolevast pilvemälust, nt Droboxist, Microsoft Cloudist, Google Drive'ist jne, või vajadus ühenduse luua oma CRM-i, sisuhaldussüsteemi või raamatupidamistarkvaraga võib teie tarnija otsustada .
Toetus: Nagu kõigi teenusepakkujate puhul, saate kindlasti aru, kuidas tuge pakutakse. Enamikul meie poolt vaadatud müüjatel oli mitu tugivõimalust, sealhulgas e-post, veebivestlus ja telefon - kuigi tööajad olid mõnikord piiratud. Mõni pakub tuge ainult piletisüsteemi kaudu. Valige üks, mis sobib vajaliku toe taseme ja tüübiga.
Hind: DMS-i hind on müüja ja teenuse kaupa erinev. Nagu varem viidatud, on kohapealsel DMS-il märkimisväärne algkulu. Kuid pilveteenuse korral maksate tõenäoliselt kuu või aastatasu, mis määratakse kasutaja / kuu või salvestusmahu alusel ja lisafunktsioonid võivad kulusid suurendada. Nii et arvestage oma jooksvate kulude ja võimalike suurenemisega, kui teie vajadused suurenevad.
Toimetaja märkus: kas otsite oma ettevõttele dokumendihaldustarkvara? Kui soovite, et teave aitaks teil valida endale sobiva, kasutage allolevat küsimustikku, et meie partner BuyerZone annaks teile teavet tasuta:
DMS-i 'Best of' otsimisel leidsime kvalifitseeritud kandidaate mitmes kategoorias:
Üldvõitja, parim väikeettevõtete dokumendihaldustarkvara / -süsteemid: eFileCabinet
eFileCabinet saab meie hääle kui väikeettevõtete dokumendihaldustarkvara / -süsteemide parim üldvõitja 2018. DMS on ainult see, mida eFileCabinet teeb. See on jõuline pakkumine, mis soodustab selle kasutusmugavust, mobiilset juurdepääsu, täiustatud otsingut 'ära kaota kunagi midagi' ja kõrget turvalisust.
Plussid: DMS-i funktsioone pakutakse laias valikus koos uute funktsioonide lisamisega, näiteks töövoog (praegu saadaval beetaversioonina). Turvalisus ja nõuetele vastavus on fookusvaldkonnad.
Miinused: Ehkki klienditugi on telefoni, e-posti või vestluse kaudu kiiresti reageeritav, on see saadaval ainult tööajal. Samuti pole see kõige odavam DMS-i variant; aga ka mitte kõige kallim.
Vaadake meie täielikku eFileCabineti ülevaadet.
Parim tasuta dokumentide haldamise tarkvara / süsteemid väikeettevõtetele: Zoho Docs
Kuigi paljud DMS-i müüjad pakuvad tasuta prooviversioone, on tasuta versioonid harvad. Need, mille leidsime, võimaldasid sageli ainult ühte kasutajakontot. Pakkudes tasuta 5 GB salvestusruumi / kasutajat kuni 25 meeskonnaliikmele, teenis Zoho Docs meie tunnustuse parimaks väikeettevõtte 2018 dokumendihaldustarkvaraks.
Plussid: Zoho Docs pakub tugevat turvalisust ja nõuetele vastavust, sellel on sõbralik kasutajaliides, tugifoorumid ja paljud meie tasustatud teenuste funktsioonid.
Miinused: Zoho Docsil, nagu ka Google Docsil, on failide jaoks oma vorming. Mõned kasutajad kommenteerisid, et selles süsteemis on Wordi dokumentidega töötamine keerulisem kui nad sooviksid.
Loe meie täielikku sisu Zoho Docs ülevaade .
Parim dokumendihaldustarkvara / -süsteemid klienditeeninduseks: eFileCabinet
eFileCabinet saab meie hääle 2018. aastal klienditeeninduse parima dokumendihaldustarkvara / -süsteemidena. Kuigi see DMS võib maksta natuke rohkem kui mõned konkurendid, väidavad mitmed kasutajaülevaated, et see on inimeste ja klienditeeninduse tõttu seda väärt. Kliendiedu meeskond kohustub igat uut klienti kohe pärast ostmist kõne saama, et nad saaksid tootest täielikult aru ja nende ettevõte saaks sellest kasu.
Plussid: Klienditeenindusega ühendust võttes nende kolme meetodi kaudu, st vestluse, telefoni ja e-posti teel, kuulsime seda väga kiiresti ning esindajad olid sõbralikud, professionaalsed ja abivalmid.
Miinused: Klienditugi on saadaval ainult esmaspäevast reedeni tööajal (kell 8.00–17.00 MT).
Vaadake meie täielikku eFileCabineti ülevaadet.
kui vana on di maria
Parim dokumendihaldustarkvara / süsteemid koostööks: SharePoint
Microsofti DMS-i SharePoint sisaldab paljusid funktsioone, mis pakuvad huvi tõhusat koostööd vajavatele ettevõtetele või meeskondadele. Kavandatud meeskonnatöö tugevdamiseks ja sujuvaks koostööks kogu organisatsioonis, on SharePoint meie parim 2018. aasta dokumendihaldustarkvara / -süsteemide valik.
Plussid: Microsofti tootena pakub SharePoint kõrgetasemelist turvalisust ja klienditoe koos mitmesuguste hinnapunktidega. Võimalused tunduvad peaaegu lõputud, kui kaaluda Microsofti pakkumiste täielikku komplekti, millega SharePoint integreerub.
Miinused: Paljud ülevaated näitavad, et SharePointi teadmiste täielikuks kasutamiseks on vaja kohandamist. See võib potentsiaalselt muuta lahenduse väikeettevõtetele liiga aeganõudvaks ja kulukaks.
Vaadake meie täielikku SharePointi ülevaadet.
Parim dokumendihaldustarkvara / -süsteemid advokaadibüroodele: M-Files
Kuna advokaadibürood tegelevad hulga paberimajandusega, millest suur osa sisaldab konfidentsiaalset ja tundlikku teavet, on DMS-i valimisel täiendavaid kaalutlusi. ABA Journal'i artikli kohaselt ' Siin on dokumendihaldustarkvara seaduslik madalseis , võivad advokaadibüroo praegu kasutatavas praktikahaldustarkvara dokumendihalduse komponendid olla piisavad üksikutele tavadele või väikestele ettevõtetele praktikavaldkondades, mis pole dokumendirohked. Kuid väikestele ettevõtetele, kes haldavad tohutul hulgal dokumente, võib olla ülimalt kasulik leida iseseisev süsteem, mis suudaks teie olemasoleva praktikahalduse ja raamatupidamistarkvaraga hästi integreeruda. Tänu oma innovaatilisele tehnoloogiale, turvalisusele, andmetele vastavuse toele ja integreerimisvõimele on meie valik advokaadibüroode parimaks dokumendihaldustarkvaraks / -süsteemideks M-Files.
Plussid: Lisaks kindlatele DMS-funktsioonidele, nagu skannimisvõimalused, OCR korraldamiseks ja otsimiseks ning juurdepääsu kontrollimine, pakub see tehnoloogia advokaadibüroodele lepingute kinnitamise töövooge ja toetab eDiscovery-d.
Miinused: M-Files ei paku eelkonfigureeritud pakette, kuna mõned konkurendid seda teevad, mistõttu on raske hinnata, kui palju kulub väikesele advokaadibüroole vajalike funktsioonide hankimine. Lahendused on kohandatud iga kliendi jaoks ja hinnakujundus algab alla 2000 dollari aastas.
Lugege täielikku M-Filesi ülevaadet.
Muud dokumendihaldusteenused
Lisaks kategooriatele, mille valisime kategooriasse Parim, on siin ka teised ettevõtted, mida vaatasime:
Dokmee kirjeldab selle pakkumist turvalise ja hõlpsasti kasutatava dokumendihaldussüsteemina, mis on loodud mitmesugustel eesmärkidel, sealhulgas dokumentide hõivamine ja säilitamine, otsimine ja otsimine ning failide jagamine.
Asite dokumendihalduse komplekti kasutavad arhitektuuri-, inseneri- ja ehitusettevõtted töövoogude, infohalduse ja ülemaailmsete standardite järgimiseks.
DocuWare pilv digiteerib paberiprotsesse, võimaldab kohandatud töövoogude konfigureerimist ning integreerub ERP, CRM ja muude süsteemidega.
Adobe Document Cloud sisaldab Acrobat DC-d PDF-i tootlikkuse ja Adobe Sign-i integreeritud e-allkirjastamiseks.
Hightail Business , endine YouSendIt, koosneb nende failide jagamise ja loomingulise koostöö pakkumistest.
Ascencio ONLYOFFICE pakub pilvevõrgu või eravõrgu kaudu veebidokumentide redigeerijaid ja tootlikkuse äritööriistu.
Alfresco One Alfresco Software, Inc. on ettevõtte sisuhalduse (ECM) platvorm, mis hõlmab dokumendihaldust, koostööd ja protsesside automatiseerimist.
Metoodika
DMS-i pakkumiste kitsendamiseks kasutasime laiemat otsinguterminite ülevaadet, sotsiaalseid trende ja veebiuuringuid. Küsitlesime klienditeeninduse spetsialiste, kellel on kogemusi DMS-i kasutamisel ja klientide abistamisel nende sisuhalduse või tarkvara ostmise otsuste langetamisel. Kui meie valik on kitsenenud, vaatasime seejärel üle iga ettevõtte veebisaidi ja vaatasime demosid või registreerusime prooviversioonidele ning võrdlesime pakkumisi konkreetselt teenuse tüübi, hinnakujunduse, klienditeeninduse, mastaapsuse, funktsionaalsuse, kasutusmugavuse, klientide arvustuste, äri- ja tehnoloogiaveebi kohta ülevaated ja auhinnad. Puuduva teabe saamiseks võtsime ettevõttega ühendust. Selles protsessis me mitte ainult ei täitnud infolünki, vaid hindasime ka nende reageerimise kiirust ja põhjalikkust.
Toimetuse avalikustamine: Inc. kirjutab selles ja teistes artiklites toodetest ja teenustest. Need artiklid on toimetusest sõltumatud - see tähendab, et toimetajad ja reporterid uurivad ja kirjutavad nende toodete kohta turustus- või müügiosakondade mõjul. Teisisõnu, keegi ei ütle meie reporteritele ega toimetajatele, mida kirjutada, ega lisage artiklisse nende toodete või teenuste kohta mingit positiivset või negatiivset teavet. Artikli sisu on täielikult reporteri ja toimetaja otsustada. Märkate siiski, et mõnikord lisame artiklitesse linke toodetele ja teenustele. Kui lugejad klõpsavad nendel linkidel ja ostavad neid tooteid või teenuseid, võidakse Inc-le hüvitada. See e-kaubandusel põhinev reklaamimudel - nagu iga teine reklaam meie artiklilehtedel - ei mõjuta meie toimetuse kajastust. Reporterid ja toimetajad ei lisa neid linke ega halda neid. Need reklaamid, nagu teisedki Inc-is nähtavad reklaamid, toetavad sellel saidil leiduvat sõltumatut ajakirjandust.
Toimetaja märkus: kas otsite oma ettevõttele dokumendihaldustarkvara? Kui soovite, et teave aitaks teil valida endale sobiva, kasutage allolevat küsimustikku, et meie partner BuyerZone annaks teile teavet tasuta:
Toimetaja märkus: kas otsite oma ettevõttele dokumendihaldustarkvara? Kui soovite, et teave aitaks teil valida endale sobiva, kasutage allolevat küsimustikku, et meie partner BuyerZone annaks teile teavet tasuta:
Toimetuse avalikustamine: Inc. kirjutab selles ja teistes artiklites toodetest ja teenustest. Need artiklid on toimetusest sõltumatud - see tähendab, et toimetajad ja reporterid uurivad ja kirjutavad nende toodete kohta turustus- või müügiosakondade igasuguse mõju alt. Teisisõnu, keegi ei ütle meie ajakirjanikele ega toimetajatele, mida kirjutada, või lisage artiklisse nende toodete või teenuste kohta mingit positiivset või negatiivset teavet. Artikli sisu on täielikult reporteri ja toimetaja otsustada. Märkate siiski, et mõnikord lisame artiklitesse linke nende toodete ja teenustega. Kui lugejad klõpsavad nendel linkidel ja ostavad neid tooteid või teenuseid, võidakse Inc-le hüvitada. See e-kaubandusel põhinev reklaamimudel - nagu iga teine reklaam meie artiklilehtedel - ei mõjuta meie toimetuse kajastust. Reporterid ja toimetajad ei lisa neid linke ega halda neid. See reklaamimudel, nagu teisedki Inc-is nähtavad, toetab sellel saidil leiduvat sõltumatut ajakirjandust.
