Mõne ettevõtja jaoks on koosolekud samaväärsed liikumisega, need pole lõbusad, kuid teate, et need on vajalikud. Mõnikord on koosolekud kiired ja täpsed ning teinekord võtavad need teie päevast suure osa. Kuid hoolimata sellest, kui kaua kohtumine kestab, on kõige olulisem see, mida te sellest saate.
Teil on tähtajad, millest kinni pidada, palju ülesandeid täita ja terve meeskond hallata. Aeg on raha ja kui seda ei käsitleta õigesti, võivad koosolekud kulutada palju väärtuslikke tunde. Meeskonna koosolekutest maksimumi saamiseks peate teie ja teie töötajad järgima seda viiesammulist juhendit. Märkate kiiresti ja teie meeskond juhib produktiivsemaid koosolekuid, sagedamini.
on Jordaania rüütel ikka abielus
1. Töötage välja ja levitage päevakava.
Koosoleku päevakorra ettevalmistamine võimaldab teil koostada kindla mänguplaani. Koosoleku lõpus saate loetleda kõik olulised teemad, mida soovite arutada, ja eesmärgid, mille soovite saavutada. Tehke see kokkuvõtlikuks ja sisestage isegi asjad, mida soovite teada.
Päevakorra tagaküljele saate koostada loendi tegevusüksuste nummerdatud toorikutest. See võimaldab koosoleku osalejatel üles kirjutada kõik, mida neil on vaja koosoleku tulemusena tegutseda, ja see hoiab kõik ühes kohas.
Kui päevakord on lõplikult vormistatud, saatke see oma meeskonnale. Nad näevad täpselt, mida te soovite arutada, millised küsimused võivad teil tekkida ja milliseid ideid või muresid nad võiksid välja tuua. Päevakava aitab kõigil tunda end organiseeritud selles osas, mida koosoleku ajal oodata ja mida oodata.
2. Planeerige päevakava ümber.
Päevakava on lihtsalt arutelupunktide loetelu. On oluline, et kõik vaataksid enne koosolekut päevakorra üle, et koostada iga punkti kõrval küsimuste, vastuste või nõuannete loetelu. See hoiab kõiki teemasid, arutades kõike, mida tuleb arutada enne järgmise päevakorrapunkti üle liikumist.
Iga teema lõpus küsige kõigilt: 'Kas kellelgi on enne jätkamist küsimusi?' See on võimalus tõstatada muid küsimusi, kui teave on kõigile veel värske.
3. Mine enne iga koosolekut pimedaks.
Julgustage oma meeskonda võtma oma päevakava kaasa ja minema pimedaks või eemalduma häirivatest teguritest, et keskenduda värskenduste ja uute ideede lauale toomisele. Näiteks kui otsustate ajurünnaku korraldada, paluge kõigil vahetult enne koosolekut pühendada 10-15 minutit ajurünnakuid, et koostada arutelude ideede loend. Kiirjuhendina võivad nad lisada oma ideed ja märkused ka oma päevakava koopiasse.
See võimaldab teil ja teie meeskonnal hüpata otse koosolekule ja minna laua ümber ideid arutama, kui nad on kõige mõistlikumad. Selle asemel, et oodata pikka aega järgmise inimese sõna võtmiseks, on kõik valmis rääkima ideedest ja teil on palju suurem võimalus otsustada samal päeval parim toimimisviis. Ruumis olev energia on nakkav ja teil on hea meel näha, kui palju need kohtumised võivad olla produktiivsemad.
4. Kõrvaldage välised segajad.
Koosolekud on loodud selleks, et pühendada teatud aeg oluliste asjade arutamiseks. Austa seda aega, kui ei too endaga kaasa ühtegi välist häirivat asja, näiteks telefoni või sülearvutit. Vastasel juhul võivad kolleegid arvata, et on ebaviisakas või lugupidamatu näha teid trükkimas või telefoni pidevalt kontrollimas.
Kuid kuna mõnedel inimestel võib märkmete tegemiseks või e-posti jälgimiseks vaja minna elektroonilist seadet, hoidke seda kindlasti vaikses seades, nii et valjuhääldid ei kostuks. Samuti, kui võtate kaasa elektroonikaseadmeid, öelge koosoleku alguses kõigile, et kasutate neid märkmete tegemiseks. Seadmete toomata jätmine või inimeste ennetähtaegne hoiatamine, miks te seadme toite, hoiab ära kolleege mõtlemast, kas pöörate tähelepanu.
5. Lõpeta koosolekud, korrates peamisi väljavõtteid.
Koosoleku juhina kasutage kindlasti peamiste väljavõtete kiireks kokkuvõtmiseks iga koosoleku viimast viit minutit. See aitab kõige olulisemad infokillud kristallselgeks muuta. Järgmise koosoleku toimumise kordamine, mida kõik eeldatavasti teevad või esitavad, on suurepärane võimalus koosoleku kokkuvõtmiseks ja kõigi ülesannete täitmiseks.
Koosolekute väärtuse saamine peaks olema peamine prioriteet. Ärge korraldage koosolekuid asjadega, mida saate telefoni või e-posti teel kiiresti arutada. Veenduge, et teie koosolekud oleksid oluliste aruteluteemade ja kõrge tootlikkuse jaoks ette nähtud. Laske oma meeskonnal aidata teil seda aega arukalt kasutada, et teha koostööd ja sujuvalt projekte läbi viia.
