Pilvandmetöötluse ajal ei ole just uus kontseptsioon, on Google Apps kindlasti tehnoloogiat täiustanud, nii et kõikjal saavad ettevõtted kasutada selle kiirust, juurdepääsetavust ja salvestusruumi. Google Appsi komplekt, mis sisaldab selliseid populaarseid kaubamärke nagu Gmail, Google Calendar ja Google Docs, võib muuta teie töötajate töövoo sujuvamaks ja pakkuda isegi paremaid meetodeid klientide ja klientidega suhtlemiseks. Järgmises juhendis tuuakse välja põhjused ja viisid, kuidas Google Apps oma ettevõtte tegevuse parandamiseks juurutada.
Kuidas kasutada Google Appsi oma ettevõtte paremaks muutmiseks: miks kasutada Google'i rakendusi?
Üks otseseid eeliseid, mida Google Apps ettevõtetele pakub võrreldes tavapärase lauaarvuti tarkvaraga, näiteks Microsoft Office, on kulutõhusus. Vaid 50 dollari eest aastas sisaldab Google Appsi komplekt piiramatul arvul kasutajakontosid, juurdepääsu kõigile Google'i rakendustele, 25 GB e-posti ruumi töötaja kohta, 24/7 klienditoe ja 99,9-protsendise võrguteenuse garantii. (Seal on ka piiratud versioon võrguturbe ja kasutajakontodega ning vähem rakendusi ja salvestusruumi.) Võrreldes enamiku äri- ja IT-tarkvaradega, millega kaasneb sageli piiratud arv litsentse ostu kohta (rääkimata kohustuslikust välised serverid süsteemi majutamiseks), võib Google Apps olla lihtsalt võti, et oma eelarvest paar lisaraha välja pigistada.
'Kui me ostaksime Microsoft Office'i koopiaid kõigile ettevõtte liikmetele, säästame juba kümneid tuhandeid dollareid,' ütleb Indianapolises asuva sisearendusettevõtte Raidious tegevdirektor Brian Wyrick. Koos kulude kokkuhoiuga võttis Wyrick enda sõnul kasutusele Raidious Google Appsi komplekti tänu ligipääsetavusele nende disaineritele ja tootjatele riigi erinevates osades.
'Utiliit on hea igale alustavale ettevõttele,' ütleb Wyrick, 'ja kui soovite uue telefoniga rääkida ja seadistada neid veebiprogrammiga, ilma et IT-mees peaks neile juurdepääsu võimaldama, on suurepärane asi. '
Google Appsi teine eelis on iga rakenduse võime integreeruda üksteisega - funktsioon, mille eest Californias asuva Toluca järve Interneti-reklaamifirma omanik Ken Hayes ütleb, et on tänulik. „Google Appsis on hea see, et saan oma ettevõttele ühe peamise konto seadistada - ja minu e-post, kalender ja veebisait on kõik omavahel seotud,” ütleb ta. 'Muidugi, seal on parem e-post, kuid keegi pole mõelnud, kuidas see kõik Google'i kombel kokku siduda.'
Kaevu sügavamale: Google'i rakendused mängus
Kuidas kasutada Google Appsi oma ettevõtte paremaks muutmiseks: Gmaili sisekommunikatsiooni sujuvamaks muutmine
Kui Gmail esimest korda sündmuskohale jõudis, kiideti isiklikku e-posti klienti pealtnäha põhjatu mälumahu ja välkkiire postkasti otsimisvõimaluste eest. Kuid Google Appsi integreerimisega töötavad paljud Gmaili funktsioonid ettevõtete jaoks sama tõhusalt. Jällegi on Gmaili üks kasulikumaid omadusi pilvetegur - kuna muretsemiseks pole tülikat tarkvara, on Gmail teie töötajatele kättesaadav kõikjalt, ilma et peaksite kontakte või sõnumeid seadmetesse alla laadima.
'Gmaili üks suurepäraseid külgi on see, et see on brauseripõhine,' ütleb Wyrick. Me ühendame oma telefonide ja IMAP-klientide kaudu. See on võime, et ei pea ütlema: 'Siin on teie Outlooki installimine'.
Gmaili lõimitud vestlused aitavad ka kolleegide vahelisi sõnumeid lihtsustada. Näiteks kui e-kirjas on mitu osapoolt või kui mitmel meilil on sama teemarida, rühmitatakse kõik need kirjad koos iga uue saadetud e-kirjaga, istudes ideaalselt teie postkastis ja kaotatakse probleem, et peaksite eelmisi kirju kontrollima.
Samuti peaks igas kontorikeskkonnas olema meetod kiirete, minutiliste sõnumite saatmiseks ja Gmaili vastus on Google'i vestlus, mis on sisse ehitatud otse postkasti liidesesse. 'Oleme tõesti vähendanud vajadust oma sisemise telefonisüsteemi järele,' ütleb Wyrick messengeri Raidious'i kasutamise kohta. Vestlusfunktsioonil on ka videokonverentside komponent, mis võib olla kasulik, kui kolleegid ja töötajad peavad kirjavahetust pidama kaugematest asukohtadest.
Kuigi Gmail on suurepärane e-posti klient, soovitab Wyrick määrata teie jagatud ettevõttekontole mitu kontoadministraatorit. 'Kui olete registreerunud, ei taha te kunagi, et kõik munad oleksid ühes korvis,' ütleb ta. 'Ühel päeval peate midagi tegema, kui administraator pole saadaval.'
Kaevake sügavamalt: ärge makske enam kunagi e-posti hostimise eest
Kuidas kasutada Google Appsi oma ettevõtte paremaks muutmiseks: koosolekute ja sündmuste sünkroonimine Google'i kalendri kaudu
Sõltuvalt teie ettevõtte tüübist võib kohtumiste ajastamine olla tõeline peavalu. Kuupäevade ja kellaaegade jälgimise ja edastamise eest vastutavad tavaliselt mõned töötajad (või ainult üks) - meetod, mis soodustab kõrvalekaldumisi ja ärajäänud koosolekuid. Google'i kalendri abil saavad mitu töötajat postitada sündmusi ühte kalendrisse, millele kogu ettevõte saab vastavalt juurde pääseda ja neid muuta. Lisaks saab neid kalendreid värviga kodeerida, et vaataja saaks kohtumiste muudatustest teada. Administraatorid saavad kalendritele määrata ka õigused, nii et ainult teatud töötajad näevad üksusi või saavad neid muuta.
Indiana osariigis asuva digitaalse turunduse ettevõtte Greenfield asutaja Cross Creative asutaja Greg Cross ütleb, et julgustas hiljuti ühte oma suuremat klienti kasutama kohtumiste sorteerimiseks ja kaitsmiseks Google'i kalendrit. '[Ta] omab nõustamiskeskust ja ta tuli minu juurde ning ütles:' Meil on neli nõustajat ja otsime viisi, kuidas meie kliendid saaksid veebis kohtumisi planeerida ja neid privaatsena hoida, 'ütleb Cross. 'Saate selle seadistada nii, et see ei näitaks, et teil on John Doe'ga depressiooniga seotud nõustamisseanss.'
Veel üks Google'i kalendri kasulik funktsioon on võimalus luua sündmusi Gmaili kaudu. Kui lisate kalendris olevale sündmusele töötaja e-posti aadressi, saadetakse töötajale kutse oma kohaloleku kinnitamiseks. Pärast kinnitamist saab iga töötaja sündmust vaadata ja lisada märkmeid.
Kaevu sügavamale: tehniline arutelu: reklaamibüroo migreerub veebirakendusse
Kuidas kasutada Google Appsi oma ettevõtte paremaks muutmiseks: Google Docsiga koostöö ja projektijuhtimise parandamine
Google Docs on rakendus, mis võimaldab mitmel kasutajal luua ja redigeerida dokumente, esitlusi ja arvutustabeleid - seda kõike veebis. Tavaliselt jagavad töökaaslased dokumente, saates manuseid üksteisele, mille tulemuseks on sageli valed failiversioonid ja hajutatud, valesti paigutatud koopiad. Google Docsi abil redigeeritakse faili pilves, kus redaktsioonid salvestatakse ja taastatakse automaatselt.
Nagu enamik teisi Google'i rakendusi, saavad administraatorid seadistada Google Docsis õigused, nii et ainult teatud töötajatel on lubatud faile vaadata ja jagada. Teine mugav funktsioon on võimalus eksportida dokumente erinevat tüüpi faililaienditesse, mis võib olla kasulik nendel aegadel, kui klient või klient vajab PDF-faili võimalikult kiiresti.
'Ma kasutan Google'i dokumente sisemiselt,' ütleb Cross. 'Mul on graafiline disainer, kes töötab ainult osalise tööajaga, seega postitan sinna prognoose ja klientide ettepanekuid.' Google'i dokumentide kasutamine muude levinud failide, näiteks marsruutide, infolehtede ja artiklite redigeerimiseks aitab lahendada töötajate seas projektidega koostööd tehes levinud probleeme.
Sama kasulik kui Google Docs on olnud paljude ettevõtete omanike jaoks, ütleb Wyrick of Raidious, et üks asi, mida meeles pidada, on asjaolu, et teie personali inimestel on erineval määral arvutioskused. Niisiis, kui ja kui juurutate Google Docsi kõige olulisemate failide loomiseks ja muutmiseks, võib Wyrick öelda, et võib-olla on kasulik määrata projektimeister, kes mõistab rakendust.
'Võib olla mõni kasutaja, kes on muudatustest vähem põnevil,' ütleb Wyrick. Samuti soovitab ta uustulnukatel tutvuda Google Appsi saidi abijuhendiga.
Kaevake sügavamalt: 10 näpunäidet oma tehnoloogia käivitamiseks
Kuidas kasutada Google Appsi oma ettevõtte paremaks muutmiseks: ettevõtte teadmiste jagamine Google Sitesiga
Google Sites on põhiline saidiloomise tööriist, mida ettevõtted saavad kasutada töötajate jaoks sisemise sisevõrgu teabekeskuse loomiseks või isegi avaliku domeeni loomiseks, mis on teie ettevõtte nägu. Google Sites võimaldab teil importida teavet teistest rakendustest, näiteks kohtumiste kalendrist või standardsetest kliendivormidest, ja postitada see oma saidile, et töötajad või kliendid saaksid neile hõlpsasti juurde pääseda.
„Google Sites on nagu wiki süsteem,” ütleb Hayes, kes kasutab rakendust selleks, et saaks koos oma Taanis asuva äripartneriga jälgida ettevõtte projekte, ideid ja töövõtjaid. 'Mul on sektsioonid konkurentide ideede jaoks, mida soovime parandada, ja isegi probleeme, mida tahame oma äris lahendada.'
Saate määrata ainult teatud töötajad, kellel on administraatorivõimalused, st saidi teabe redigeerimine ja postitamine, või lubage juurdepääs kogu oma meeskonnale (eriti kui töötate tihedalt ühendatud töötajatega).
Kaevake sügavamale: kümme parimat tasuta rakendust ja teenust ettevõtetele
Kuidas kasutada Google Appsi oma ettevõtte juhtimiseks: lisaressursside leidmine Google Apps Marketplace'ist
Kui ainult Google'i loodud rakendused ei vasta kõigile teie vajadustele, ärge unustage vaadata Google Apps Marketplace'i, kust leiate palju kolmanda osapoole rakendusi - mõned tasuta -, mis pakuvad mitmesuguseid funktsioone ja integreerida teiste standardsete rakendustega. Näiteks võimaldab Intuit Online Palgaarvestus maksta töötajatele otse Google'i kalendrist ja pakkuda neile veebipõhist juurdepääsu palgakohtadele. Zoho CRM on kliendisuhete haldamise tööriist, mis aitab parandada klientide suhtlemist mitmel viisil, näiteks e-posti vestluste jälgimise ja sortimise kaudu.
Google'i kalendri võimaluste suurendamiseks kasutab Greg Cross of Cross Creative rakendust Tungle.me, mis võimaldab liikmetel avaldada avalikke sõiduplaane, aktsepteerida kohtumistaotlusi ja vähendada topeltbroneeringuid. 'See aitab tõesti minu töövoogu süvalaiendada,' ütleb Cross. 'Kui inimene kinnitab kohtumise, läheb see minu [Google] kalendrisse ja mind hoiatatakse telefonis. Nii et nende kahe funktsiooni koostöö vahel töötab see minu jaoks suurepäraselt. '
Crossi sõnul on Google'i rakendused ettevõtetele muutumas kiiresti hädavajalikuks ja vähem proovitavaks tooteks. Rakenduste koostalitlusvõime koos pilve juurdepääsetavusega annab tema sõnul paljudele inimestele võimaluse esimest korda kontoritehnoloogiat tõhusalt kasutada. 'Huvitav on näha, kuidas teised tarkvaraettevõtted tulevikus edasi elavad, sest veebipõhised rakendused pole midagi muud kui lihtsalt moehullus,' ütleb Cross. 'See pole' tuleviku laine '- see on just praegu.'
Dig Deeper: 5 suurepärast tarkvarapaketti alglaadijatele
