Olles töötanud nii idufirmade kui ka suurettevõtetega rohkem kui 25 aastat, olen näinud, et juhid on oma “häirivatest” tulevikuvisioonidest nii vaimustatud, et nad jätavad tähelepanuta lühiajalised plaanid, mis asjad käima saavad. Olen näinud ka juhte, kes on nii keskendunud rakendamisele, et nad kaotavad oma eesmärgi ja strateegia silmist.
Tõeline edu saavutatakse siis, kui ühendate suure pildi konkreetse tegevusega. Näiteks keskmise suurusega tootmisettevõte, kellega hiljuti koos töötasin, soovis luua äristrateegia. Väljakutse seisnes selles, et nende juhtidel oli nii palju projekte pooleli, inimestel ei olnud vaevu aega oma plaani koostamiseks kokku saada. Lõpuks kohtus tegevjuhtkond ja loetles nende aasta prioriteetsemad võimalused. Seejärel vaatasime neid uue strateegilise objektiiviga - 'plaanide' visandamise asemel määratlesid nad igaühe jaoks projekti 'hartad'. Seda tehes suutsid nad tagasi astuda ja näha oma võimaluste portfelli uue objektiiviga, mis aitas neil prioriteedid ümber seada ja rahastada projekte, millel on kõige suurem tõus.
Projekti harta on väga lühike, ideaalis üheleheline dokument, kus on loetletud teie üldised eesmärgid ja edutegurid nende saavutamiseks. See on sisuliselt petukiri, mis hoiab teid ja teie meeskonda aja jooksul kõige olulisemal kohal.
Oma projekti harta koostamisel arvestage järgmiste kategooriate ja küsimustega.
- Mis on teie üldine eesmärk? (Mis on peamine probleem või võimalus, millega tegelete?)
- Mis on reguleerimisala? (Mida te projekti versus selgesõnaliselt ei tee?)
- Kes on sellega seotud? (Millised inimesed või rühmad peavad olema kaasatud ja millist rolli nad mängivad?)
- Mis on ärijuhtum? (Milliseid rahalisi või muid eeliseid projekt organisatsioonile, klientidele või teistele sidusrühmadele pakub?)
- Millised on edumeetmed? (Milliseid mõõdetavaid mõõdikuid kasutate edu hindamiseks?)
- Milliseid ressursse on vaja? (Millist rahastust, aega, materjale või muid ressursse on vaja?)
- Mis on ajaskaala? (Millised on peamised etapid või verstapostid?)
- Millised on riskid? (Millised takistused võivad edu takistada?)
- Millised on edutegurid? (Mida tuleb edu tagamiseks teha või paika panna?)
Küsimusi saate hõlpsalt oma vajadustele vastavaks muuta, lisades või asendades mõned ülaltoodud küsimustest.
Projekti harta on strateegiline vahend suhelda, mida ja kuidas teete, ilma et umbrohtu eksiks. Parimad juhid kaasavad oma meeskonnad harta koostamisel nullist, sest nad teavad, et inimesed toetavad seda, mida nad aitavad luua.
