SIDESÜSTEEMID

Suhtlussüsteemid on erinevad vormilised ja mitteametlikud protsessid, mille kaudu edastatakse teavet ettevõtte juhtide ja töötajate vahel või ettevõtte enda ja kõrvaliste isikute vahel. Kirjalikul, verbaalsel, mitteverbaalsel, visuaalsel või elektroonilisel suhtlusel on oluline mõju ettevõtte toimimisele. Suhtlemise põhiprotsess algab siis, kui üks inimene jälgib fakti või ideed. See inimene (saatja) võib otsustada vaatluse tõlkida sõnumiks ja seejärel edastada sõnum mõne sidevahendi kaudu teisele isikule (vastuvõtjale). Seejärel peab vastuvõtja sõnumit tõlgendama ja saatjale tagasisidet näitama, et sõnumist on aru saadud ja asjakohased meetmed on võetud.

Mis tahes suhtlusvormi eesmärk on edendada sõnumi täielikku mõistmist. Kuid katkestused suhtluses võivad ilmneda protsessi igas etapis. Ärijuhid peavad mõistma ja kõrvaldama levinud takistused, mis takistavad tõhusat suhtlemist. Mõned ärikeskkonnas esinevate kommunikatsiooniprobleemide põhjused on järgmised:

Põhikeeleoskuse puudumine
Saatjate ja vastuvõtjate erinevad ootused ja arusaamad
Selektiivsus või kalduvus üksikisikutel valida ja valida, mis neil alles jääb, kui nad saavad sõnumi teiselt inimeselt
Hajameelsused, näiteks telefonihelinad, kavandatud koosolekud ja lõpetamata aruanded

Herta A. Murphy ja Herbert W. Hildebrandti sõnul nende raamatus Tõhus ärikommunikatsioon , hea suhtlus peaks olema täielik, kokkuvõtlik, selge, konkreetne, korrektne, arvestav ja viisakas. Täpsemalt tähendab see, et suhtlus peaks: vastama põhiküsimustele nagu kes, mida, millal, kus; olema asjakohane ja mitte liiga sõnakas; keskenduda vastuvõtjale ja tema huvidele; kasutada konkreetseid fakte ja arve ning aktiivseid verbe; kasutage loetavuse jaoks vestlustooni; vajadusel lisada näiteid ja visuaalseid abivahendeid; olema taktitundeline ja heatahtlik; ning olla täpne ja mittediskrimineeriv.

Ebaselge, ebatäpne või ebamõistlik ärisuhtlus võib raisata väärtuslikku aega, võõristada töötajaid või kliente ja hävitada firmaväärtust juhtkonna või kogu ettevõtte suhtes. Tegelikult on riikliku kirjutamiskomisjoni 2004. aasta uuringu järgi pealkirjaga Kirjutamine: Pilet tööle '¦ Või Pilet välja , 'näib, et kirjalikud paranduslikud puudused võivad Ameerika ettevõtetele maksta aastas kuni 3,1 miljardit dollarit.' Infoajastusse sisenedes kasvab suhtlemise tähtsus selgelt ja rõhk kirjalikule suhtlemisele suureneb. Brent Staples selgitab, kuidas üleminek infoajastu majandusele suurendab vajadust hea kirjutamisoskuse järele New York Times artikkel 'Kaunite kunstide kiire paberile saamine'. 'Ettevõtted olid kunagi vaeste kirjanike jaoks kaetud, ümbritsedes neid inimestega, kes suutsid oma mõtted paberile tõlkida. Kuid see strateegia on osutunud vähem praktiliseks lõpptulemusena juhitud teabe ajastul, mis nõuab rohkemate töötajate kategooriate kvaliteetsemat kirjutamist kui kunagi varem. Selle asemel, et kajastada mitte-kirjutajaid, otsivad ettevõtted üha enam võimalusi, kuidas neid uksest välja sõeluda. '

ÄRIÜHENDUSE AJALUGU

Ameerika ettevõtte algusaastatel tegutsesid ärijuhid rangelt ülalt-alla suhtlemise alusel. Mida iganes ettevõtte ülemus või omanik ütles, oli seadus. Enamasti arutatakse suletud uste taga strateegiaid, mis teevad kõike alates toote müügist kuni töötajateni. Kui juhid on need otsused teinud, eeldati, et madalama taseme töötajad need ka ellu viivad. Töötajatel oli vähe panust; nad tegid nii, nagu kästi või leidsid mujalt tööd. Selline juhtkonna suhtumine, eriti kui neid rakendati töötajate ohutusega seotud küsimustes sellistes kohtades nagu söe- ja terase kaevandused, tõid kaasa ametiühingute kasvu. Kui mitte midagi muud, oli ametiühingutel paljudel juhtudel õigus tootmist aeglustada või sulgeda, kuni juhtkond kuulas töötajate nõudmisi.

Vastuseks ametiühingu nõudmistele lõid korporatsioonid lõpuks kommunikatsioonisüsteemid, kus lihtliikmed said liidu esindajate kaudu oma meelt öelda. Ehkki ametiühingud andsid ettevõtte juhtidele tõuke selliste süsteemide juurutamiseks, mõistsid juhid lõpuks, et töötajatel võib olla sisukas panus ettevõtte probleemide lahendamisse. Kui pakuti võimalust panustada, hüppasid paljud töötajad selle võimaluse juurde. Sellist tagasisidet hakati nimetama alt üles suhtlemiseks.

Tänapäeva ärikeskkonnas julgustab enamik ettevõtteid töötajaid ettevõttes aktiivselt osalema. Töötajaid, kes märkavad võimalusi tootmise parandamiseks, julgustatakse ja tavaliselt premeeritakse nende ideede juhtidele edastamise eest. Töötajaid, kes esitavad ideed, mis peavad vastu intensiivsele õppimisele, saab premeerida ettevõttele protsendi kokkuhoiust. Töötajatel, keda töökohal ahistatakse, soovitatakse tungivalt teatada sellisest ahistamisest juhtimise ahelas, kui see on vajalik selle peatamiseks. Toimuvad regulaarsed töötajate koosolekud, kus madalaima taseme töötaja saab püsti tõusta ja esitada kõrgeima juhi otsese küsimuse, lootes täielikult, et vastutasuks pakutakse otsest vastust.

Ärijuhid on välja töötanud ka meetodi, kuidas jälgida ettevõtte käekäiku töötajatega poolel teel kohtumisel. Mõnikord nimetatakse seda suhtlemisviisiks juhtimiseks, et tippjuhtidel tuleks kontorist välja tulla ja näha, mis toimub töö tegemise tasandil. Selle asemel, et lihtsalt lugeda alluvate aruandeid, külastavad ettevõtete omanikud tehaseid või teeninduskeskusi, jälgivad tööl olevaid töötajaid ja küsivad nende arvamust. Ehkki ärijuhtimise eksperdid kiidavad ja halvustavad seda tava regulaarselt, aitab see suhtlusvorm ülemuse sidet hoida.

TÕHUSATE SÕNUMITE VALMISTAMINE

Ärisuhtluse võib-olla kõige olulisem osa on aega efektiivse ja arusaadava sõnumi ettevalmistamiseks. Murphy ja Hildebrandti sõnul on esimene samm teada sõnumi peamine eesmärk. Näiteks võib tarnijale edastatava teate eesmärk olla defektse osa asendaja hankimine. Järgmine samm on publiku analüüsimine, et sõnumit saaks kohandada vastavalt nende vaadetele ja vajadustele. Võib olla kasulik saajat pildistada ja mõelda, millised sõnumi piirkonnad võiksid neile olla positiivsed või negatiivsed, huvitavad või igavad, meeldivad või ebameeldivad. Pärast seda peab saatja valima kaasatavad ideed ja koguma kõik vajalikud faktid. Järgmine samm hõlmab sõnumi korraldamist, kuna halvasti korraldatud sõnum ei suuda vajalikku vastust saada. Abiks võib olla eelnevalt konspekti koostamine, pöörates erilist tähelepanu algus- ja lõpuosadele. Lõpuks, enne sõnumi edastamist on oluline seda redigeerida ja korrektuurida.

SIDEMEEDIA

Suhtlemiseks kasutatakse kahte peamist meediumit: kirjalik ja suuline. Mitteverbaalne side on samuti sidesüsteemide element. Kõiki neid suhtlustüüpe on kirjeldatud allpool.

Kirjalik suhtlus

Kirjalik suhtlus on kõige levinum ärisuhtluse vorm ja seda enam infoajastul ja elektrooniliste sidevahendite levikul. Väikeettevõtete omanike ja juhtide jaoks on hädavajalik arendada tõhusat kirjalikku suhtlemisoskust ja julgustada seda kõigis oma töötajates. Teabeajastu on muutnud suhtlemisviise ja pannud üha suuremat rõhku kirjalikule versus suulisele suhtlusele.

Arvutite ja arvutivõrkude üha suurenev kasutamine teabe korrastamiseks ja edastamiseks tähendab vajadust pädeva kirjutamisoskuse järele. Dr Craig Hogan, endine ülikooli professor, kes nüüd juhib veebikooli äri kirjutamiseks, saab iga kuu sadu päringuid juhtidelt ja juhtidelt, kes paluvad abi enda ja töötajate kirjutamisoskuse parandamiseks. Dr Hogan selgitab artiklis pealkirjaga „Mida korporatiivne Ameerika ei suuda ehitada: lause”, et miljonid inimesed, kes varem ei pidanud palju tööd kirjutama, peaksid nüüd kirjutama sageli ja kiiresti. Dr Hogani sõnul pole paljud neist oma ülesannete kõrgusel. „E-post on pidu, kuhu inglise keele õpetajaid pole kutsutud. Sellel on ettevõtted juukseid välja rebimas. ' Riikliku kirjutamiskomisjoni uuringu tulemused toetavad seda hinnangut. Nad leidsid, et kolmandik riigi sinise kiibi ettevõtete töötajatest kirjutavad halvasti ja vajavad parandusõpet.

Kirjaliku suhtluse põhiprintsiibid on sarnased üldise suhtluse põhimõtetega. Kasvava paranduskirjutamise valdkonna eksperdid nõustuvad, et heale kirjutamisele on kehtestatud viis miinimumnõuet. Nemad on:

Tunne oma publikut
Hoidke laused lühikesed ja lihtsad
Vältige žargooni ja klišeesid
Tehke vahet faktidel ja arvamustel
Kontrollige alati õigekirja, grammatikat ja kirjavahemärke

Peamine on muidugi tähendus võimalikult täpselt ja kokkuvõtlikult edasi anda. Inimesed ei loe ärilepinguid lugemise rõõmuks. Nad teevad seda selleks, et saada juhiseid või teavet, mille alusel otsuseid teha või tegutseda. Seetõttu pole kirjanduslik proosa ärikirjutamisel soovitav. Liiga ametlik proosa võib olla ka kontraproduktiivne, kuna see näib eraldiseisev või lihtsalt sõnakas. Liiga mitteametlik kirjastiil võib edastada ka soovimatut sõnumit, nimelt see, et teema pole tõsine või saatja ei võta seda tõsiselt. Sirge, viisakas toon on tavaliselt parim valik, kuid see ei pruugi ilma harjutamiseta loomulikult tulla.

Ärikirjavahetus peaks algama otsese avaldusega sõnumi eesmärgi kohta ning sellele peaks järgnema lihtsate ja selgete üksikasjadega, mis toetavad eesmärki. Kirjavahetusesaajad vajavad asjakohaseks tegutsemiseks teavet. Nad vajavad ka põhjuseid, mis veenaks neid käituma või mõtlema saatja kavatsuste kohaselt. Kui sõnum edastab oma tähenduse selgete argumentidega, mis tuvastavad põhjused ja annavad tõendeid, peaks see selle eesmärgi saavutama.

Erilist tähelepanu tuleks pöörata kogu välises kirjavahetuses, kuna see kajastab ettevõtet tervikuna. Näiteks kirjad, mille eesmärk on veenda kedagi investeerima projekti või ostma ettevõttelt, on spetsiaalse organisatsiooniga. Murphy ja Hildebrandti sõnul peaksid need: 1) äratama lugeja soodsa tähelepanu; 2) äratada huvi; 3) veenda lugejat ja tekitab soovi; 4) kirjeldada tegevust, mida lugeja peaks tegema. Kui kirja eesmärk on müük, on oluline lisada ka toote kohta käivad faktid ja selge keskne müügipunkt. Ennekõike on oluline, et mis tahes tüüpi kirjalik suhtlus, mis pärineb ettevõttest, looks või suurendaks firmaväärtust.

Suuline suhtlus

Väikeettevõtete omanikke ja juhte kutsutakse sageli esinema, intervjuusid pidama või koosolekuid juhtima, seega on suuline suhtlemisoskus veel üks oluline arenguvaldkond. Ettekandeid võidakse teha töötajatele koolituse eesmärgil või potentsiaalsetele klientidele müügieesmärkidel. Mõlemal juhul võivad head esitlustehnikad huvi tekitada ja enesekindlust tekitada. Uute töötajate palkamiseks, tulemuslikkuse hindamise või turu-uuringute tegemiseks võib vaja minna intervjueerimisoskusi. Koosolekud või konverentsid võivad olla olulised vahendid töötajate või organisatsiooniväliste huvitatud isikutega suhtlemiseks probleemide lahendamiseks või eesmärkide seadmiseks.

Andrew Mccollumi netoväärtus 2017

Samad põhimõtted, mis kehtivad ka teiste suulise suhtlemise vormide kohta, kehtivad ka telefonikõnede puhul. Oluline on ärikõnede planeerimine, määrates kindlaks eesmärgi, arvestades publikut (sh parim aeg helistamiseks) ning otsustades kaasatavad ideed ja esitatavad küsimused. Ärikeskkonnas telefonile vastates on oluline vastata kiirelt ja öelda oma nimi ja osakond selge, meeldiva häälega. Telefonitsi suhtlemine võib luua muljeid, mis on väikeettevõtte edukuse jaoks üliolulised.

Suulise suhtluse sageli tähelepanuta jäetud element on kuulamine. Hea kuulamisoskus võib olla ülitähtis kaebustele lahenduse leidmisel või isegi müügikõnede tegemisel. Kuulamine hõlmab kõneleja vastu huvi üles näitamist, sõnumile keskendumist ja mõistmise tagamiseks küsimuste esitamist. See aitab olla valmis aruteluks, vältida vaidlemist või katkestamist, vajadusel märkmeid teha ja kõneleja ütlusi kokku võtta.

Mitteverbaalne suhtlus

Mitteverbaalne suhtlus - näiteks näoilmed, žestid, poos ja hääletoon - võivad aidata sõnumit edukalt tõlgendada. Mõnikord on mitteverbaalsed sõnumid vastuolus verbaalsega; sageli väljendavad nad tõelisi tundeid täpsemini kui suuline või kirjalik keel, ”märkisid Murphy ja Hildebrandt. Tegelikult on uuringud näidanud, et 60–90 protsenti sõnumi mõjust võib tuleneda mitteverbaalsetest vihjetest. Seetõttu peaksid väikeettevõtete omanikud ja juhid olema teadlikud ka oma käitumise mitteverbaalsetest vihjetest ning arendama oskust lugeda mitteverbaalseid suhtlusvorme teiste käitumises.

Mitteverbaalsel suhtlemisel on kolm peamist elementi: välimus, kehakeel ja heli. Nii kõneleja kui ka ümbruse välimus on suulises suhtluses ülioluline, samas kui kirjaliku suhtluse ilmumine võib anda tähtsust või põhjustada kirja viskamise rämpspostina. Kehakeel ja eriti näoilmed võivad anda olulist teavet, mis ei pruugi sisalduda suhtluse verbaalses osas. Lõpuks võib kõneleja hääle toon, kiirus ja helitugevus anda erinevaid tähendusi, nagu ka naer, kurgu puhastamine või ümisemine.

SIDETEHNOLOOGIA

Tehnika areng viimase 20 aasta jooksul on ärikommunikatsiooni toimumise viisi dramaatiliselt muutnud. Tegelikult on kommunikatsioonitehnoloogia paljuski muutnud äritegevuse viisi. E-posti ja Interneti laiendatud kasutamine on võimaldanud ettevõtetel hõlpsamini tööd ühest kohast teise viia, luua kaug- ja / või mobiilkontoreid, isegi virtuaalsete kontorite loomiseks. Uus kommunikatsioonitehnoloogia on ka kiirendanud otsuste langemise aega ja hägustanud piiri tööaja ja isikliku tööaja vahel. Kõik need arengud kutsuvad ettevõtteid üles kiirema ärikeskkonnaga kohanema. See on nii võimalus ettevõtetel produktiivsemaks ja tõhusamaks muutuda kui ka kohanemisvõime test.

Ehkki muutused elektroonilises kommunikatsioonitehnoloogias toimuvad fenomenaalses tempos, pole need radikaalsed muutused suhtluse põhivormides. Need on pigem traditsiooniliste kommunikatsioonitehnikate täiustused. Need tehnoloogiad on teinud kaks peamist täiustust suhtlemises.

Liikuvus ja katvus

Traadita ja mobiilsidetehnoloogia on tunduvalt laiendanud kohti, kust saame suhelda, ja kaugust, mille kaudu me lihtsalt suhtleme. Juht, kes töötab kõikjal USA-s, saab hõlpsasti helistada ja vestelda Singapuri kolleegi või tarnijaga, kui ta seal õhtul koju jõuab.

Kiirus ja võimsus

Kiired kiudoptilised telefoniliinid ja mõistliku hinnaga kiire satelliitülekanne on loonud olukorra, kus suuri andmefaile on ühes hoones ühest osakonnast teise sama lihtne üle kanda, kui neid faile kuskile asukohta viia. maailmas.

Mõlemad kommunikatsiooni täiustused on mõjutanud äritegevust. Neil kõigil on nii varjuküljed kui ka varjuküljed. Kolleegide omavaheline suhtlemine on ettevõtte tegevuse koordineerimisel abiks. Kasu on ka tarnijatega tihedas kontaktis püsimisest. Konkreetse töötaja jaoks võib aga ka igal ajal kättesaadav olla koormaks.

Mobiiltelefonid, sülearvutid ja mitmesugused pihuarvutid on kõik väärtuslikud tööriistad ärisuhtluseks. Need parandavad meie võimet suhelda ja suhelda, kuid nende potentsiaalist kasu saamiseks peab ettevõte neid mõistlikult ja tõhusalt kasutama ning kehtestama reeglid, mis takistavad seadmete kasutajale koormavaks muutumist. Kergusega võib tulla ka rahulolu. Näiteks see, et müügiesindaja saab Joanile helistada tootmises - hõlpsalt, kiiresti ja peaaegu kõikjalt -, et selgitada ja vastata lohakalt tehtud tellimuse küsimustele, ei tähenda veel seda, et tellimuse kohta paljudele kõnedele vastamine ja neile vastamine on tõhus. Tõhususe huvides on vaja rõhku panna selgel ja täpsel suhtlusel, olenemata sideseadmete töö lihtsusest või kiirusest.

Sisekommunikatsioon

Intranetid ehk organisatsiooni sisemised arvutivõrgud on muutunud töötajate informeerimisel enamiku ettevõtete jaoks valitud meediumiks. Ettevõtte sisevõrku saab kasutada nagu elektroonilist teadetetahvlit ja kui see on ühendatud e-postiga, võib see olla kiire ja tõhus teabe levitamine.

Kuna sisevõrku saab kasutada erinevates kohtades töötavate inimeste hõlpsaks ühendamiseks, võib see aidata luua või säilitada kogukonnatunnet organisatsioonis, mis on geograafiliselt hajutatud. Tegelikult võimaldavad sisevõrgud inimrühmadel teha tihedat koostööd nn virtuaalse kontorina. Paljud väikesed teenindusettevõtted on loodud virtuaalsete kontoritena, kus iga rühmaga tegelev inimene töötab oma kodus või valitud kohas. Rühma ühendavad kaks asja: ühine eesmärk ja mingisugune arvutivõrk, mille kaudu jagatakse teavet ja tarkvaratööriistu.

Välissuhtlus

Interneti kasv on muutnud ettevõtte online-olemasolu peaaegu hädavajalikuks, kuigi see võib ka olla. Lihtsal Interneti-saidil saab ettevõte pakkuda potentsiaalsetele klientidele, klientidele, töötajatele ja / või investoritele kontaktandmeid ja ettevõtte pilti. Neile, kes soovivad Internetti müügi- ja turundusvahendina kasutada, saab välja töötada keerukama (ja kallima) saidi. Neid saite, mida sageli nimetatakse e-kaubanduse veebisaitideks, kasutatakse reklaamimiseks, kauba kuvamiseks, tellimuste vastuvõtmiseks ja töötlemiseks, tellimuste jälgimiseks ja / või paljude klienditeenindusega seotud ülesannete täitmiseks.

Väikeettevõtetel võib olla ainulaadne võimalus veebi kohalolekust kasu saamiseks. Hästi turustatud veebisaidi kaudu pakutav teave on palju suurem kui mis tahes muu sarnase hinnaga meedia kaudu. Mõne analüütiku sõnul on interaktiivse andmekandja nagu Internet üks võimsamaid aspekte võime arendada tõelist kahepoolset vestlust klientide ja klientidega. Internet on võimas kommunikatsioonivahend ja tööriist, mida igas suuruses ettevõtted nüüd regulaarselt kasutavad.

Mitteametlik suhtlus

Mitteametlikud suhtlusmeetodid, nagu kuulujutud ja 'ettevõtte viinamarjakasvatus', võivad olla juhtkonna kontrolli alt väljas. Viinamarjakasvatus on alt ülespoole suunatud suhtlusvorm, mille käigus töötajad püüavad mõista, mis nende ümber toimub, kui juhtkonnalt pole ametlikku sõna. Kui juhtkond vaikib, täidavad töötajad tühimiku oletustega toimuva kohta. Kuigi viinamarjaistandust ei saa kuidagi peatada, saab seda mõjutada. Kui tegeletakse küsimustega, millele ei saa või ei tohiks vastata, peaksid juhid võtma initsiatiivi enne, kui negatiivsed kuulujutud algavad. Kui töötajatele on ilmne, et ettevõttes toimuvad peagi suured muudatused, peaks juhtkond seda kinnitama. Töötajaid tuleks teavitada sellest, et juhtkond tunnistab, et neil on õigustatud mured, millega võimalusel tegeletakse. Kui ametlik jutt ettevõttele kahju tekitab, tuleks see töötajatele selgeks teha.

HEA SUHTLUSE TÄHTSUS

Kõigil suhtlusvormidel, isegi selle puudumisel, võib olla oluline mõju äritehingutele. Jäigalt sõnastatud ametliku kõlaga memo töötajatele, milles öeldakse, et eelseisvatest kohtuvaidlustest ei tohi ajakirjandusega rääkida, võib tõlgendada kui tunnistamist, et ettevõte tegi midagi valesti. Juhtkonna korduvad töötajatele mittekuuluvad märkused ja ajakirjandus kuulujutuga ühinemise kohta võivad käivitada kümneid mitteametlikke arutelusid ettevõtte kosilaste üle, kui palju ettevõte müüb ja kui palju töötajaid koondatakse.

Selliste stsenaariumide negatiivsete mõjude vältimiseks peaksid väikeettevõtete omanikud tegema nii palju ja võimalikult avatud suhtlemistava. Nad peaksid kaks korda mõtlema, enne kui kaotavad ettevõtte uudiskirja kui kokkuhoiu meetme, hoiavad elektroonilised teadetetahvlid ajakohasena ja peavad koosolekuid, kus töötajad saavad juhtkonnale küsimusi esitada. Lisaks peaksid nad arendama oma oskusi, et kogu ärisuhtlus oleks hõlpsasti arusaadav. Juhtimisterminid ja žargoon, jäik või lilleline keel võivad töötajate seas avaldada muljet, et juhtkond räägib nendega. Samuti on kasulik tagasiside hankimine ja analüüsimine. Kui küsida töötajatelt, kas nad tunnevad end informeeritud või mitte ja mis paneks neid ettevõtte suhtes rohkem informeerima, võib avada väärtuslikke suhtluskanaleid.