USA töötajad kulutavad keskmiselt umbes veerand töönädala läbi kammimisest sadu e-kirju .
Hoolimata asjaolust, et oleme oma vastamisnuppude külge jäänud, ütleb karjääritreener Barbara Pachter, et paljud spetsialistid ei tea endiselt, kuidas e-posti õigesti kasutada.
Loetud ja kirjutatavate sõnumite suure hulga tõttu võime olla rohkem piinlike vigade tegemisel ja neil vigadel võivad olla tõsised tagajärjed.
Pachter kirjeldab oma raamatus kaasaegse e-etiketi põhitõdesid Ärietiketi põhitõed . ' Rääkisime temaga ja tõmbasime välja kõige olulisemad reeglid, mida peate teadma.
Vivian Giang ja Rachel Sugar aitasid kaasa selle artikli varasematele versioonidele.
1. Lisage selge ja otsene teemarida
Hea teemarea hulka kuuluvad näiteks 'Koosoleku kuupäev muudetud', 'Kiire küsimus esitluse kohta' või 'Ettepaneku ettepanekud'.
'Inimesed otsustavad sageli, kas avada e-kiri teemarea põhjal,' ütleb Pachter. 'Valige üks, mis annab lugejatele teada, et tegelete nende probleemide või äriküsimustega.'
2. Kasutage professionaalset e-posti aadressi
Kui töötate ettevõttes, peaksite kasutama oma ettevõtte e-posti aadressi. Kuid kui kasutate isiklikku e-posti kontot - olenemata sellest, kas olete füüsilisest isikust ettevõtja või lihtsalt meeldib seda aeg-ajalt tööga seotud kirjavahetuste jaoks -, peaksite selle aadressi valimisel olema ettevaatlik, ütleb Pachter.
Teil peaks alati olema e-posti aadress, mis edastab teie nime, et saaja teaks täpselt, kes meili saadab. Ärge kunagi kasutage e-posti aadresse (võib-olla oma koolipäeva jäänuseid), mis pole töökohal sobivad, näiteks „babygirl @ ...” või „beerlover @ ...” - hoolimata sellest, kui väga te armastate külm pruul.
3. Mõelge kaks korda, enne kui vajutate nuppu 'vasta kõigile'
Keegi ei taha lugeda 20 inimese e-kirju, millel pole midagi pistmist. E-kirjade eiramine võib olla keeruline, kuna paljud inimesed saavad nutitelefonides uute sõnumite kohta teateid või häirivad hüpikaknaid arvutiekraanil. Hoiduge vastamast kõigile, kui te tõesti arvate, et kõik loendis olijad peavad e-kirja saama, ütleb Pachter.
4. Lisage allkirjaplokk
Pakkuda oma lugejale natuke teavet teie kohta, soovitab Pachter. Üldiselt märgitakse selles teie täielik nimi, ametinimetus, ettevõtte nimi ja kontaktandmed, sealhulgas telefoninumber. Võite ka enda jaoks natuke reklaami lisada, kuid ärge minge ütluste ega kunstiteostega üle. '
Ta ütleb, et kasutage sama fondi, tüübi suurust ja värvi nagu ülejäänud e-kirjad.
5. Kasutage professionaalseid tervitusi
Ärge kasutage lahtisi kõnekeelseid väljendeid nagu: 'Hei, kutid', 'Yo' või 'Tere, inimesed'.
'Meie kirjutiste pingevaba olemus ei tohiks mõjutada e-kirja tervitust,' ütleb ta. ' Hei on väga mitteametlik tervitus ja üldiselt ei tohiks seda töökohal kasutada. Ja Mina pole ka korras. Kasutage Tere või Tere selle asemel. '
Samuti ei soovita ta kellegi nime lühendada. Öelge: „Tere, Michael!”, Kui te pole kindel, et ta eelistab, et teda kutsutakse Mike’iks.
6. Kasutage hüüumärke säästlikult
Kui otsustate kasutada hüüumärki, kasutage põnevuse edastamiseks ainult ühte, ütleb Pachter.
Inimesed mõnikord harrastavad end ja panevad oma lause lõppu hulga hüüumärke. Tulemus võib tunduda liiga emotsionaalne või ebaküps, ”kirjutab ta. 'Hüüumärke tuleks kirjalikult kasutada mõõdukalt.'
7. Ole huumoriga ettevaatlik
Huumor võib tõlkes ilma õige tooni või näoilmeta kergesti kaduma minna. Professionaalses vahetuses on parem huumor e-kirjadest välja jätta, kui sa ei tunne saajat hästi. Samuti ei pruugi midagi, mis teie arvates on naljakas, kellegi teise jaoks naljakas.
Pachter ütleb: „Midagi, mida kõneldes peetakse naljakaks, võib kirjutades kohata hoopis teisiti. Kui kahtlete, jätke see välja. '
8. Tea, et eri kultuuridest pärit inimesed räägivad ja kirjutavad erinevalt
Vale suhtlemine võib kergesti tekkida selle tõttu kultuurilised erinevused , eriti kirjalikus vormis, kui me ei näe üksteise kehakeelt. Kohandage oma sõnum vastavalt vastuvõtja kultuuritaustale või sellele, kui hästi te neid tunnete.
Hea reegel, mida meeles pidada, on Pachteri sõnul see, et kõrge kontekstiga (jaapani, araabia või hiina) kultuurid tahavad enne teiega äri ajamist teid tundma õppida. Seetõttu võib olla tavaline, et nende riikide äripartnerid on kirjutistes isikupärasemad. Teiselt poolt eelistavad madala kontekstiga (saksa, ameerika või skandinaavia) kultuuridest inimesed väga kiiresti asja juurde jõuda.
9. Vasta oma e-kirjadele - isegi kui e-kiri polnud mõeldud teile
Igale teile saadetud e-kirjale on raske vastata, kuid proovige seda teha, ütleb Pachter. See hõlmab ka seda, kui meil saadeti teile kogemata, eriti kui saatja ootab vastust. Vastus pole vajalik, kuid see on hea e-posti etikett, eriti kui see inimene töötab teiega samas ettevõttes või valdkonnas.
Siin on näide vastusest: 'Ma tean, et olete väga hõivatud, kuid ma ei arva, et kavatsesite mulle selle meili saata. Ja ma tahtsin sellest teada anda, et saaksite selle saata õigele inimesele. '
10. Lisage e-posti aadress viimasena
'Te ei soovi kogemata e-kirja saata enne, kui olete sõnumi kirjutamise ja tõestamise lõpetanud,' ütleb Pachter. 'Isegi kui vastate sõnumile, on hea ettevaatusabinõu kustutada adressaadi aadress ja sisestada see alles siis, kui olete kindel, et sõnum on saatmiseks valmis.'
11. Iga kirja korrektuur
Teie vead ei jää teie e-posti adressaatidele märkamatuks. 'Ja sõltuvalt saajast võidakse nende tegemise eest kohut mõista,' ütleb Pachter.
elu alla nulli andy bassichi netoväärtus
Ärge usaldage õigekirjakontrolli. Enne e-kirja saatmist lugege oma e-kiri paar korda läbi, eelistatavalt valjusti.
'Üks juhendaja kavatses kirjutada' Vabandage ebamugavuste pärast, 'ütleb Pachter. 'Kuid ta lootis oma õigekirjakontrollile ja kirjutas lõpuks' Vabandust inkontinentsi pärast. '
12. Kontrollige veel kord, kas olete valinud õige adressaadi
Pachter ütleb, et pöörake tähelepanu, kui sisestate e-kirja reale „Saaja“ aadressiraamatust nime. 'Vale nime valimine on lihtne, mis võib olla piinlik nii teile kui ka inimesele, kes ekslikult e-kirja saab.'
13. Hoidke oma fonte klassikalisena
Purple Comic Sansil on aeg ja koht (võib-olla?), Kuid ärikirjavahetuse jaoks hoidke oma fonte, värve ja suurusi klassikalisena.
Põhireegel: teie e-kirju peaks teistel inimestel olema lihtne lugeda.
'Üldiselt on kõige parem kasutada 10- või 12-punkti tüüpi ja hõlpsasti loetavat fonti, näiteks Arial, Calibri või Times New Roman,' soovitab Pachter. Värvi osas on must kõige ohutum valik.
14. Ärge lühendage saajate nime, kui nad pole seda palunud
' Minu nimi on Barbara. Mulle ei meeldi saada e-kirju, mille aadress on 'Tere Barb', 'ütleb ta Business Insiderile. 'Sama kehtib hüüdnimede kasutamise kohta. Ära kutsu mind Barbieks! '
Kui inimene pole teile öelnud, et eelistab hüüdnime, ärge võtke seda endale. Võib-olla proovite lihtsalt olla sõbralik või mitteametlik, kuid see on kohatu ja võib sattuda saaja naha alla.
15. Veenduge, et kirjutaksite saajate nime õigesti
'Kui te solvates kedagi solvate, ei pruugi see inimene enam lugeda,' ütleb ta.
Ole lugupidav ja kirjuta saaja nimi õigesti. 'Palju inimesi solvatakse, kui nende nimi on valesti kirjutatud. Kontrollige, kas isiku allkirjablokis on õigekiri. Samuti saate kontrollida nende e-posti aadressi. Sageli on inimeste ees- ja / või perekonnanimed nende aadressidel. '
Kui saadate potentsiaalsele kliendile meilisõnumeid, võib ta eeldada, et pöörate vähe tähelepanu detailidele või olete liiga hõivatud või hajutatud, et oma nime õigeks saada, ja see pole sõnum, mida soovite saata.
16. Hoidke oma tooni vahelehti
Nii nagu naljad kaovad tõlkes kaduma, on tooni lihtne valesti tõlgendada ilma kontekstita, mille vokaaljoonistelt ja näoilmetelt saaksite. Sellest tulenevalt on lihtne tulla äkilisemaks, nagu oleksite võinud ette näha. Sa mõtlesid 'otsekohest'; nad loevad sõna 'vihane ja napisõnaline'.
Arusaamatuste vältimiseks soovitab Pachter enne saatmisele jõudmist oma sõnum valjusti lugeda. 'Kui see tundub teile karm, siis kõlab see ka lugejale,' ütleb ta.
Parimate tulemuste saavutamiseks vältige üheselt negatiivsete sõnade („ebaõnnestumine“, „vale“ või „tähelepanuta jäetud“) kasutamist ja öelge alati „palun“ ja „aitäh“.
17. Miski pole konfidentsiaalne - seega kirjutage vastavalt
Pidage alati meeles, mida endine CIA endine direktor David Petraeus ilmselt unustas, hoiatab Pachter: Iga elektrooniline sõnum jätab jälje.
'Põhijuhend on eeldada, et teised näevad teie kirjutatut,' ütleb ta, 'nii et ärge kirjutage midagi, mida te ei tahaks, et kõik näeksid.' Liberaalsem tõlgendus: ärge kirjutage midagi, mis oleks teile hävitav või teistele haavav. Lõppude lõpuks on e-posti ohtlikult lihtne edastada ja parem on olla ohutu kui kahetseda.
See lugu esmakordselt ilmus Business Insider .
