Jeff Bezos keelas hiljuti PowerPointi koosolekutel Amazonis, nõudes, et koosolekud algaksid hoopis sellest, et osalejad loevad vaikides paberkandjal dokumenti, mis sisaldab probleemi arutamiseks vajalikku teavet.
See pole üllatav, arvestades märkimisväärseid teaduslikke uuringuid, mille kohaselt vähendab PowerPointi kasutamine organisatsiooni intelligentsust. Kuid PowerPointi asendamine briifingdokumentidega (nagu Bezos on teinud) pole lihtsalt hea teadus; see on ka uskumatult arukas rahaline samm järgmisel kolmel põhjusel:
- See säästab aega. PowerPoint suhtleb saatejuhi kõnelemise kiirusega; briifingdokument suhtleb publiku loetud kiirusega. Tund aega (ilma katkestuste ja aruteludeta) kuluv ettekanne on kokku pandud vaid viieks minutiks.
- See säästab aega. Kuna lühikokkuvõte sisaldab olulist teavet koosoleku alguses, on kõik sõna otseses mõttes „samal lehel” ning arutelu on lühem ja asjalikum. Kuna esitlus vajab esinejat, siis üht peab osalesid koosolekul teabe saamiseks. Briifingdokumendi abil saavad inimesed, kes vajavad lihtsalt teavet (kuid ei pea osalema), lihtsalt dokumendi läbi lugema ja koosoleku vahele jätma.
- See säästab aega. Briifingdokument kõrvaldab kolm kõige hullemat PowerPointi aja raiskajat: a) „Nad ei saa seda Jellot seinale kinnitada”, b) „Ma ei valmistanud ette nii, et ma olen - minu-tavalise-slaid-teki-esitluste kasutamine; ja mis kõige hullem, c) 'jumala-armastuse eest-kas-te-palun-jõuaksite neetud punkti?' ettekanded.
Kas ma mainisin, et see säästab aega? Hea, sest nagu ma olen varem välja toonud, veedab keskmine juht umbes 50 protsenti oma ajast koosolekutel (millest üks kolmandik on täiesti kasutu). See on tohutu tootlikkuse äravool, mis ületab PowerPointi kurikuulsa võime vähendada organisatsiooni intelligentsust.
Nii et teeme numbrid. Kuna briifidokumendid on (vähemalt) kaks korda aeganõudvamad kui PowerPoint ja kipuvad kõrvaldama kõige kasutumad koosolekud, asendades PowerPointi briifingdokumentidega, suurendas Bezos tõhusalt kogu ettevõtte juhtimise tootlikkust vähemalt 25 protsenti.
Olen uurinud ja kirjutanud kontoritehnoloogiast ja juhtimistehnikast üle 20 aasta. On vähe, kui üldse on tehnoloogiaid või tehnikaid, millel rakendamisel on selline dramaatiliselt positiivne mõju tootlikkusele.
Kuid see pole veel kõik. PowerPointi keelamine dokumentide tutvustamiseks kasuks Bezosele ja Amazonile täpselt 0,00 dollarit. Kõigil praktilistel eesmärkidel on see lõpmatuse ROI.
Päris tark, jah?
