Keskmine USA töötaja kulutab umbes veerand töönädala kammimine läbi sadu e-kirju me kõik saadame ja võtame vastu iga päev.
Kuid hoolimata sellest, et oleme vastamisnuppude külge kleepunud, ütleb karjääritreener Barbara Pachter palju spetsialiste ikka ei tea, kuidas e-posti õigesti kasutada.
Tegelikult võime iga päev loetud ja kirjutatavate sõnumite suure hulga tõttu olla altimad piinlike vigade tegemisele - ja neil vigadel võivad olla tõsised ametialased tagajärjed.
Pachter kirjeldab oma raamatus kaasaegse e-posti etiketi põhitõdesid Ärietiketi põhitõed . Tõmbasime välja kõige olulisemad reeglid, mida peate teadma.
Vivian Giang ja Rachel Sugar aitasid kaasa selle artikli varasematele versioonidele.
1. Lisage selge ja otsene teemarida.
Hea teemarea hulka kuuluvad näiteks 'Koosoleku kuupäev muudetud', 'Kiire küsimus esitluse kohta' või 'Ettepaneku ettepanekud'.
'Inimesed otsustavad sageli, kas avada e-kiri teemarea põhjal,' ütleb Pachter. 'Valige üks, mis annab lugejatele teada, et tegelete nende probleemide või äriküsimustega.'
2. Kasutage professionaalset e-posti aadressi.
Kui töötate ettevõttes, peaksite kasutama oma ettevõtte e-posti aadressi. Kuid kui kasutate isiklikku e-posti kontot - olenemata sellest, kas olete füüsilisest isikust ettevõtja või lihtsalt meeldib seda aeg-ajalt tööga seotud kirjavahetuste jaoks -, peaksite selle aadressi valimisel olema ettevaatlik, ütleb Pachter.
Teil peaks alati olema e-posti aadress, mis edastab teie nime, et saaja teaks täpselt, kes meili saadab. Ärge kunagi kasutage e-posti aadresse (võib-olla oma koolipäeva jäänuseid), mis ei ole töökohal sobivad, näiteks „babygirl @ ...” või „beerlover @ ...” - hoolimata sellest, kui palju te armastate külm pruul.
3. Mõelge kaks korda, enne kui vajutate nuppu „Vasta kõigile”.
Keegi ei taha lugeda 20 inimese e-kirju, millel pole midagi pistmist. E-kirjade eiramine võib olla keeruline, kuna paljud inimesed saavad nutitelefonides uute sõnumite kohta teateid või häirivad hüpikaknaid arvutiekraanil. Hoiduge 'Vasta kõigile' vajutamisest, välja arvatud juhul, kui arvate, et loendis olevad kõik peavad e-kirja saama, ütleb Pachter.
4. Lisage allkirjaplokk.
Pakkuda oma lugejale natuke teavet teie kohta, soovitab Pachter. Üldiselt märgitakse selles teie täielik nimi, ametinimetus, ettevõtte nimi ja kontaktandmed, sealhulgas telefoninumber. Võite ka enda jaoks natuke reklaami lisada, kuid ärge minge ütluste ega kunstiteostega üle. '
Ta ütleb, et kasutage sama fondi, tüübi suurust ja värvi nagu ülejäänud e-kirjad.
5. Kasutage professionaalseid tervitusi.
Ärge kasutage lahtisi kõnekeelseid väljendeid nagu: 'Hei, kutid', 'Yo' või 'Tere, inimesed'.
'Meie kirjutiste pingevaba olemus ei tohiks mõjutada e-kirja tervitust,' ütleb ta. 'Hei on väga mitteametlik tervitus ja üldiselt ei tohiks seda töökohal kasutada. Ja ka Yo pole korras. Kasutage Tere või Tere selle asemel. '
Samuti ei soovita ta kellegi nime lühendada. Ütle: 'Tere, Michael!', Kui sa pole kindel, et ta eelistab, et teda kutsutaks 'Mike'iks'.
6. Kasutage hüüumärke säästlikult.
Kui otsustate kasutada hüüumärki, kasutage põnevuse edastamiseks ainult ühte, ütleb Pachter.
Inimesed mõnikord harrastavad end ja panevad oma lause lõppu hulga hüüumärke. Tulemus võib tunduda liiga emotsionaalne või ebaküps, ”kirjutab ta. 'Hüüumärke tuleks kirjalikult kasutada mõõdukalt.'
7. Ole huumoriga ettevaatlik.
Huumor võib tõlkes ilma õige tooni või näoilmeta kergesti kaduma minna. Professionaalses vahetuses on parem huumor e-kirjadest välja jätta, kui sa ei tunne saajat hästi. Samuti ei pruugi midagi, mis teie arvates on naljakas, kellelegi teisele naljakas.
Pachter ütleb: „Midagi, mida kõneldes peetakse naljakaks, võib kirjutades kohata hoopis teisiti. Kui kahtlete, jätke see välja. '
8. Tea, et eri kultuuridest pärit inimesed räägivad ja kirjutavad erinevalt.
Vale suhtlemine võib kergesti tekkida selle tõttu kultuurilised erinevused , eriti kirjalikus vormis, kui me ei näe üksteise kehakeelt. Kohandage oma sõnum vastavalt vastuvõtja kultuuritaustale või sellele, kui hästi te neid tunnete.
Hea reegel, mida meeles pidada, on Pachteri sõnul see, et kõrge kontekstiga (jaapani, araabia või hiina) kultuurid soovivad enne teiega äri ajamist teid tundma õppida. Seetõttu võib olla tavaline, et nende riikide äripartnerid on oma kirjutistes isikupärasemad. Teiselt poolt eelistavad madala kontekstiga (saksa, ameerika või skandinaavia) kultuuridest inimesed väga kiiresti asja juurde jõuda.
9. Vasta oma e-kirjadele - isegi kui e-kiri polnud mõeldud teile.
Igale teile saadetud e-kirjale on raske vastata, kuid proovige seda teha, ütleb Pachter. See hõlmab ka seda, kui meil saadeti teile kogemata, eriti kui saatja ootab vastust. Vastus pole vajalik, kuid see on hea e-posti etikett, eriti kui see inimene töötab teiega samas ettevõttes või valdkonnas.
Siin on näide vastusest: 'Ma tean, et olete väga hõivatud, kuid ma ei arva, et kavatsesite mulle selle meili saata. Ja ma tahtsin sellest teada anda, et saaksite selle saata õigele inimesele. '
10. Iga kirja korrektuur.
Teie vead ei jää teie e-posti adressaatidele märkamatuks. 'Ja sõltuvalt saajast võidakse nende tegemise eest kohut mõista,' ütleb Pachter.
Ärge usaldage õigekirjakontrolli. Enne e-kirja saatmist lugege oma e-kiri paar korda läbi, eelistatavalt valjusti.
'Üks juhendaja kavatses kirjutada:' Vabandage ebamugavuste pärast, 'ütleb Pachter. 'Kuid ta lootis oma õigekirjakontrollile ja kirjutas lõpuks:' Vabandust inkontinentsi pärast. '
11. Lisage e-posti aadress viimasena.
'Te ei soovi kogemata e-kirja saata enne, kui olete sõnumi kirjutamise ja tõestamise lõpetanud,' ütleb Pachter. 'Isegi kui vastate sõnumile, on hea ettevaatusabinõu kustutada adressaadi aadress ja sisestada see alles siis, kui olete kindel, et sõnum on saatmiseks valmis.'
12. Kontrollige veel kord, kas olete valinud õige adressaadi.
Pachter ütleb, et pöörake tähelepanu, kui sisestate e-posti reale „aadressile” oma aadressiraamatust nime. 'Vale nime valimine on lihtne, mis võib olla piinlik nii teile kui ka inimesele, kes ekslikult e-kirja saab.'
13. Hoidke oma fonte klassikalisena.
Purple Comic Sansil on aeg ja koht (võib-olla?). Kuid ärikirjavahetuse jaoks hoidke oma fondid, värvid ja suurused klassikas.
Põhireegel: teie e-kirju peaks teistel inimestel olema lihtne lugeda.
'Üldiselt on kõige parem kasutada 10- või 12-punkti tüüpi ja hõlpsasti loetavat fonti, näiteks Arial, Calibri või Times New Roman,' soovitab Pachter. Värvi osas on must kõige ohutum valik.
14. Hoidke oma tooni vahelehti.
Nii nagu naljad kaovad tõlkes kaduma, on tooni lihtne valesti tõlgendada ilma kontekstita, mille vokaaljoonistelt ja näoilmetelt saaksite. Seetõttu on lihtne tulla äkilisemaks, nagu oleksite võinud ette näha: mõtlesite „otsekohest”, nad lugesid „vihast ja napilt”.
Arusaamatuste vältimiseks soovitab Pachter enne saatmisele jõudmist oma sõnum valjusti lugeda. 'Kui see tundub teile karm, siis kõlab see ka lugejale,' ütleb ta.
Parima tulemuse saavutamiseks vältige üheselt negatiivsete sõnade kasutamist („ebaõnnestumine“, „vale“, „tähelepanuta jäetud“) ja öelge alati „palun“ ja „aitäh“.
15. Miski pole konfidentsiaalne - seega kirjutage vastavalt.
Pidage alati meeles, mida CIA endine juht kindral David Petraeus ilmselt unustas, hoiatab Pachter: Iga elektrooniline sõnum jätab jälje.
kellega on ronnie devoe abielus
'Põhijuhend on eeldada, et teised näevad teie kirjutatut,' ütleb ta, 'nii et ärge kirjutage midagi, mida te ei tahaks, et kõik näeksid.' Liberaalsem tõlgendus: ärge kirjutage midagi, mis oleks teile hävitav või teistele haavav. Lõppude lõpuks on e-posti ohtlikult lihtne edastada ja parem on olla ohutu kui kahetseda.
See lugu esmakordselt ilmus Business Insider .
