E-kirjad on ärisuhtluse valuuta tänapäeva maailmas. Ja kuigi saatjate ja vastuvõtjate vahel on ekraanid ja juhtmed, on korraliku viisakuse ja etiketi säilitamine siiski oluline. Asjakohaste fraaside kallal rabelemine või nende trükkimine on sama halb kui klientide või juhtide silme all sõnakõlks. Sel viisil oma suhtlemisoskuste parandamine on hädavajalik, kui soovite ettevõttes läbi lüüa.
Iga päev saadetakse üle 100 miljardi e-kirja ja nende lugemiseks kulub keskmiselt 15–20 sekundit. Hoidke see lühike, eriti kuna 65 protsenti kõigist meilidest avatakse kõigepealt väiksemal mobiiliekraanil. Üks võimalus tagada teie sõnumi kättesaamine - ja see, et teie maine selle käigus ei ohtu - on nende 10 mõttetu fraasi viivitamatu kõrvaldamine oma meilidest.
1. 'Palun andke teada ...'
Seda fraasi kasutatakse sageli, kuna see kõlab professionaalselt, kuid on alati tarbetu. Selle asemel ole otsekohene ja kokkuvõtlik. Kui võtate aega e-kirja kirjutamiseks, teab saaja juba, et teie eesmärk on teda millestki teavitada. Öeldes neile, et teete seda, solvab alateadlikult nende intelligentsust.
2. 'Palun võtke minuga ühendust ...'
Selle fraasi kasutamisel kinnitate veel kord ilmset. Inimesed võtavad teiega ühendust, kui nad on huvitatud teie saadetust või kui neil on teie sõnumiga seotud küsimusi. Kuna nad saavad oma digitaalset sõnavabadust iseseisvalt kasutada, pole teil vaja neid kutsuda ega neile juurdepääsu võimaldada.
3. 'Ma lihtsalt ...'
Hiljuti sasis Karmahacksi asutaja Ellen Leanse paar sulge, kui kutsus naiste ametisuhtluses sõna 'lihtsalt' üle kasutama. LinkedIni postituses vaidleb Leanse sõna vastu - mida ta väidab, et naised kasutavad mehi kolm kuni neli korda sagedamini - öeldes:
Hakkasin tähele panema, et „lihtsalt” ei seisne viisakuses olemises: see oli peen sõnum alluvusest, lugupidamisest. Mõnikord oli see iseenesest tühjenev. Vahel isegi kahepalgeline. Kui hakkasin päriselt kuulama, mõistsin, et selle fraasist väljaütlemine selgitas ja tugevdas sõnumit peaaegu alati.
Sõltumata sellest, kas nõustute tema järeldustega või mitte (ja mitmed teised silmapaistvad hääled ei nõustu), väärib Eric Berne'i avaldatud tehinguanalüüsi mudeli järgi arutelu 'lihtsalt' kui 'laps' sõna üle veidi uurimist. Vahepeal hoiduge sellest fraasist eemale ja valige selle asemel täpsem keel.
4. 'Ma arvan ...'
Saatjate hulgas on tulevase tagasilükkamise võimaliku löögi minimeerimiseks sageli sõna „Ma arvan ...”, kuid selle fraasi kasutamisel ütlete saajale, et te pole endas kindel. Alati, kui suhtlete - e-kirjades või päriselus - peate oma sõnumiga kindel olema. Kui te seda ei tee, riskite saajaga oma arvamust eirama ja liikuma edasi mõne muu ideega. Usalduse kujutamine töökohal on edu võti.
5. „Suletud palun leia…” või „Lisatud palun leia…”
See võib tunduda väike, kuid tegelikult ei saa e-kirjaga midagi lisada. Faile saab manustada, kuid e-kirjaga ei saa midagi tegelikult panna. Mõlemat fraasi kasutades väldib kirjanik asesõna „I” kasutamist, kuid see muudab lause arhailiseks. Teavitage lihtsalt lugejat: 'Olen manustatud ...'
6. 'Loodan, et teil on kõik hästi ...'
Seda fraasi kirjutatakse tavaliselt kahel korral. Ühel juhul ilmub see vahetult enne, kui tabate adressaati soovimatu asjaga. Teine on see, kui soovite teeskleda lähedast suhet või tõelist huvi kellegi vastu, kui seda pole. Kui olete tõeliselt huvitatud kellegi heaolust, rääkige sellest otse, mitte kasutage seda täitefraasi.
7. 'Ma arvasin, et jõuan ...'
Ma ei tea teid, kuid see fraas paneb mind pildile, kuidas väikelaps haarab turvatooli piirangutest midagi kättesaamatut. Samuti tundub see väga arg ja kajastab ebakindlust. Selle asemel kirjutage lihtsalt oma sõnum või küsimus välja ja olge otsekohene. Selle asemel, et öelda: 'Ma arvasin, et ma võtan ühendust', öelge: 'Ma sooviksin teid lõunaga kostitada, et minu äriideed arutada.' Võsas peksmine ei soosi kedagi. Selle asemel tehke oma kavatsus adressaadile nähtavaks.
8. 'Kas ma saan teie aju valida?'
Põhimõtteliselt ütleb see kõigile, kellele sõnumi saadate, et soovite oma aja maha võtta, pakkumata vastutasuks midagi väärtuslikku. Selle asemel tehke punkt, et jagada saajaga huvitavat või kasulikku ülevaadet, andes sellele inimesele teada, et soovite tulevikus kahepoolset koostööd.
kui vana on lela loren
Rääkimiskohustusi ritta seades leidsin, et see nüri lähenemisviis toimis kõige paremini - tulemuseks oli 52-protsendiline edukuse määr järelteate saamisel, võrreldes teiste proovitud meetoditega 20–27-protsendise reageerimisega.
9. 'Kellele see võib muret tekitada ...'
On paar stsenaariumi, kus see fraas sobib, kuid neid on vähe. Kui teate, keda teie sõnum puudutab, pöörduge selle sissejuhatuse taha peitmise asemel otse selle inimese poole. Ülalnimetatud fraasi kasutamine üksikisiku nimetamise asemel muudab teid ebakindlaks ja tarbetult ametlikuks. Enne neid sõnu sisaldava meilisõnumi saatmist vajutage nuppu Kustuta.
10. 'Lugupidamisega ...'
Varem oli see fraas rohkem mõjutatud sulgemiste populaarne lühendamine, kuid tänases e-posti suhtluses kõlab see väga ametlikult ja ebasiiralt. Üldiselt saate e-posti aadressi sulgeda lihtsa tänuga või lihtsalt oma nimega. „Tervised” on veel üks lõbus variant, mis edastab häid soove, ilma et peaksite olema umbsed või kinni. Tänapäeval mõistame kõik, kui sõnum on lõppenud. Ametliku sulgemisega pole vaja palju vaeva näha.
Astu plaadi juurde ja kirjuta parem meil. Teie kolleegid hindavad teie sõnumite lühidust ja saate parema vastuse, kui teie taotlused on selgemad. E-kirjas pole vaja kohevust ja täiteainet. Öelge lihtsalt, mida mõtlete. Tulemused räägivad iseenda eest.
Millised fraasid häirivad teid e-kirjas kõige rohkem? Jagage oma suurimat e-posti lemmiklooma peeves allpool toodud kommentaarides.
